Digitalisaatio uudistaa taloushallintoa
Tietokoneet ovat olleet jo pitkään käytössä taloushallinnossa, jossa niitä on perinteisesti käytetty tietojen syöttöön ja lukujen yhteenlaskuun. Monista taloushallinnon rutiinitehtävistä on jo päästy eroon, mutta ohjelmistorobotiikka ja tekoäly tulevat mahdollistamaan enenevässä määrin rutiineista luopumisen. Samalla mahdollistetaan työntekijöiden käyttö vaativampiin tehtäviin.
Taloushallinnossa käytettävä ohjelmistorobotti on sovellus, joka opetetaan toimimaan kuin ihminen ilman omaa päättelykykyä. Ohjelmistorobotille voidaan siis ohjelmoida erilaisia tehtäviä: tiedon siirtoa, vertailemista tai täsmäyttämistä sekä raporttien tekemistä eli rutiineja, jotka toistuvat samanlaisina kerrasta toiseen. Ohjelmistorobotti voi suorittaa yksinkertaisia tehtäviä, kuten siirtää tietoja järjestelmästä toiseen tai tarkistaa esimerkiksi alv-tiliöinnit kirjanpidosta. Hieman vaativammissa tehtävissä ohjelmistorobotti voi kirjautua itsenäisesti johonkin järjestelmään, tuottaa siellä raportin ja vertailla raportin tietoja toisessa järjestelmässä olevaan vastaavaan tietoon. Ohjelmistorobotti merkitsee eroavaisuudet, jotka työntekijä käy läpi ja tekee mahdolliset korjaukset.
Ohjelmistorobotti voi suorittaa yksinkertaisia tehtäviä, kuten siirtää tietoja järjestelmästä toiseen tai tarkistaa esimerkiksi alv-tiliöinnit kirjanpidosta.
Kokemukset ohjelmistorobotiikan käyttöönottamisesta ovat yrityksillä olleet vaihtelevia. Haasteena ohjelmistorobottien käytössä ovat mahdolliset muutokset toimintaympäristössä, jolloin robotti pitää aina ohjelmoida uudelleen. (Tallberg, 2019, s. 45.) Ohjelmistorobotit ovat kuitenkin vain välivaihe. Kun prosessit on saatu digitalisoitua, ei ohjelmistorobotteja enää tarvita. (Jutila, 20.9.2019.)
Tekoälyä puolestaan käytetään enemmän päättelyä vaativissa tehtävissä, kuten talousennustamisessa, toimenpide-ehdotuksissa ja syy-seuraussuhteiden tunnistamisessa. Myös monessa organisaatiossa käytössä olevat chatbotit perustuvat tekoälyyn. Esimerkiksi verottajan internetsivuilta löytyy sivun oikeasta laidasta chatbot, jossa voi esittää kysymyksiä ja vastauksen saa joko virkailijalta tai tekoälyyn perustuvalta chatrobotti Virtaselta. Chatbotteja on mahdollistaa hyödyntää asiakaspalvelun lisäksi muun muassa perehdyttämisessä.
Työntekijät avainroolissa
Taloushallinnon ammattilaisten toimenkuvat tulevat muuttumaan erityisesti rutiinitehtävien osalta. Kuinka nopeasti muutos tulee tapahtumaan, on vielä kuitenkin kysymysmerkki. Rutiinitehtäviä ei enää tulla viemään halpakustannusmaihin, kun ohjelmistorobotit saadaan tekemään rutiinit (Soro, 25.10.2019). Taloushallinnon prosesseista ostolaskujen käsittelyä ja kirjanpidon toistuvia tehtäviä on aiemmin ulkoistettu esimerkiksi Intiaan. Nyt nämä tehtävät voidaan hoitaa ohjelmistoroboteilla eikä ulkoistamiselle ole enää tarvetta.
Yksi suurimmista uhista digitalisaatiolle on organisaatioiden resurssipula. Automaation rakentaminen ei tapahdu itsestään vaan vaatii muun muassa suunnittelua, prosessien mahdollista päivittämistä ja kenties integraatioiden rakentamista eri ohjelmistojen välille. Jos kenelläkään ei riitä aikaa näihin, niin automaatiota ei voida rakentaa. Silloin jatketaan edelleen toimintaa samoilla vanhoilla työtavoilla ja työvälineillä.
Jatkossakin johtajat ja esimiehet johtavat ihmisiä, ei ohjelmistorobotteja tai tekoälyä. Sitoutunut ja motivoitunut henkilökunta on edelleen yrityksen arvokkain voimavara.
Suurissa yrityksissä on usein panostettu digitalisoitumiseen ja palkattu työntekijöitä sitä toteuttamaan. Parhaimmillaan digitalisoituminen tehostaa toimintaa. Järjestelmien vaihto onkin nopeaa, mutta ihmisten opettaminen uusiin työtapoihin vie aikaa. Jatkossakin johtajat ja esimiehet johtavat ihmisiä, ei ohjelmistorobotteja tai tekoälyä. Sitoutunut ja motivoitunut henkilökunta on edelleen yrityksen arvokkain voimavara. Toiminnan kehittäminen lähtee päivittäisestä työstä ja perustuu entistä enemmän henkilöstön ideoihin. Johdon tehtäväksi jää varmistaa, että asiat etenevät oikeaan suuntaan. (Remes, 2020, s. 17–18.)
Future Work Skills 2020 -raportti määrittelee tulevaisuuden työtaidoksi muun muassa sosiaalisen älykkyyden, uutta luovan ja mukautuvan ajattelun, kulttuurien välisen osaamisen, kognitiivisen kuorman hallinnan sekä virtuaalisen yhteistyöosaamisen. Oppimisen pitää olla osa työn tekemistä ja työn tekemisen osa oppimista. Työssä kehittyminen ja työssäoppiminen ovat olennainen osa työtä. (Huhtala 29.11.2019.)
Digitalisaatio muokkaa koko toimialaa
Digitalisaatio luo haastetta myös lainsäätäjille ja verottajalle, joiden pitää pysyä perässä uusissa maksutavoissa ja -välineissä. Kirjanpitolain uudistuksessa 2016 muutettiin ja samalla selkeytettiin kirjanpidon menetelmiä ja aineistoja säätelevää lakia vastaamaan teknologian kehitystä (Tallberg, 2019, s. 43). Kun kirjanpitoaineiston pitää olla vaikeuksitta tarkasteltavissa, myös ulkopuolisten asiantuntijoiden toimesta, pitää aineiston muotoon kiinnittää huomiota. Aineistoon pitää päästä käsiksi, vaikka kirjanpitovelvollinen, tilitoimisto sekä ohjelmistotoimittaja olisivat kaikki menneet konkurssiin. (Tallberg, 2019, s. 44).
Verottajalta ensimmäinen ohjeistus virtuaalivaluuttoihin tuloverotuksessa tuli vasta 28.8.2013 (Vero, 2019). Ajatus virtuaalivaluutoista syntyi kuitenkin jo vuonna 1982. Ensimmäiset konkreettiset yritykset virtuaalivaluutan luomiseen tehtiin 1990-luvun alussa ja kuuluisin virtuaalivaluutta, bitcoin, syntyi vuonna 2009. (Virtuaalivaluutta, 2019.)
Lainsäädäntö ja verotus laahaa yleensä uudistuksissa hieman perässä. Haasteena on varmasti myös uudistuksista tiedottaminen ja tietoisuuden lisääminen niiden käytännönvaikutuksista kirjanpitäjien ja muiden taloushallintoalalla työskentelevien parissa. Näemmekö tulevaisuudessa tekoälyn, joka seuraa muutoksia lainsäädännössä, oikeuden päätöksiä kirjanpitolakiin liittyen sekä verottajan uusia ohjeita, ja osaa heti tulkita näiden vaikutuksia kirjanpitoon tai vähintään tiedottaa niistä? Tämä ainakin olisi toivottavaa.
Tulevaisuuden ennustuksia
Työelämän muutosten osalta tulevaisuutta on vaikea ennustaa. Uhkakuvia näyttäisi sen sijaan olevan helpompi maalailla. ”Robotit tulevat ja vievät työsi” on mielikuva, jota nykypäivänä maalaillaan. Samaan aikaan tarve robottien tekemälle työlle ja automatisaatiolle kasvaa koko ajan.
”Robotit tulevat ja vievät työsi” on mielikuva, jota nykypäivänä maalaillaan. Samaan aikaan tarve robottien tekemälle työlle ja automatisaatiolle kasvaa koko ajan.
Käytännössä rutiinitehtävät tulevat taloushallinnossa vähenemään, mutta millaiseksi taloushallinnon työntekijöiden toimenkuvat muuttuvat? Näyttäisi siltä, että robotiikkaa käytetään rutiinitehtävien automatisoinnin lisäksi nimenomaan valvontatyöhön, eli robotti seuraa, tuleeko tehtävät tehtyä ajallaan ja/tai oikein ja ilmoittaa viivästyksistä tai virheistä. Tämä tuskin vie kenenkään työtä, vaan saattaa jopa lisätä sitä.
Deloitte ennustaa, että vuoteen 2025 mennessä itsepalvelu tulee olemaan normi, kun reaaliaikaisia raportteja pystyy katsomaan koska vaan. Asioita tullaan tekemään uudella tavalla. Kuitenkaan kenelläkään ei ole vielä näkemystä siitä, mikä tavoista tulee toimimaan parhaiten. (Pyhäjoki, 22.11.2019.)
Osaamisvaatimukset tulevat muuttumaan. Tulevaisuudessa tarvitaan analyyttista ajattelua, teknologiaosaamista, viestintätaitoja, luovuutta ja yhteistyötaitoja (Pyhäjoki, 22.11.2019). Ennen kaikkea tulevaisuuden ammattilainen tulee tarvitsemaan uskallusta. Uusia asioita ei voi pelätä, vaan on opeteltava uusia tapoja toimia ja otettava käyttöön uusia ohjelmistoja ja alustoja. On uskallettava antaa robotille mahdollisuus tehdä oma osansa ja laajennettava omaa osaamistaan uusille alueille. On uskallettava kokeilla ja olla rohkea. Nämä osaamisvaatimukset sopivat varmasti moneen muuhunkin alaan kuin taloushallintoon.
Lähteet
Huhtala, R. (27.11.2019). Työelämän muutoksen ilmiöitä – Oppiminen siirtyy työpaikoille – Faros & com blogi. https://faroscom.com/2019/11/27/tyoelaman-muutoksen-ilmioita-oppiminen-siirtyy-tyopaikoille/. Luettu 29.11.2019.
Jutila, J. (20.9.2019). Johtaja, liiketoiminnan kehitys. Liiketoiminnan kehitys ja digitalisaatio. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu. Luento. Helsinki.
Pyhäjoki, J. (22.11.2019). Älykäs automaatio taloushallinnossa –
robotiikka & AI. Luento. Vantaa.
Remes, M. (2020). Digiaika vaatii uudenlaista johtamista. Tilisanomat, 42, 1, s. 17–18.
Soro, A. (25.10.2019). Toimitusjohtaja. Taloushallinnon uudet roolit ja työkalut. Luento. Vantaa.
Tallberg, A. (2019). Kirjanpidon menetelmien kehittyminen haastaa lainsäädännön. Tilisanomat, 41, 1, s. 43–45.
Vero (2019). Virtuaalivaluuttojen tuloverotus. https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48411/virtuaalivaluuttojen_tuloverotu/. Luettu 24.11.2019.
Virtuaalivaluutta (2019). Virtuaalivaluutta – esittely & yhteenveto. https://virtuaalivaluutta.com/. Luettu 24.11.2019.
Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020091169324