Hankeopas auttaa projektipäällikköä pitämään kaikki pallot hallussa
Projektipäällikön työ sote-, tulkkaus- tai kirkon alan kehittämishankkeessa muistuttaa usein jonglöörausta, jossa on samanaikaisesti hallittava monta erilaista palloa. Yhtäältä pitää ottaa haltuun hankehallinto, toisaalta täytyy toimia sisällön asiantuntijana ja kehittämistyön suunnannäyttäjänä. Diakin hankeopas rakennettiin projektipäälliköiden työvälineeksi sujuvoittamaan hankehallintoa nopeatahtisessa hanketyössä.
Vuonna 2020 Diakissa tunnistettiin tarve koota hajallaan oleva tai yksittäisten asiantuntijoiden hallussa oleva hanketyön johtamisessa tarvittava tieto yhteen paikkaan. Usein projektipäälliköt selvittivät ja hakivat tietoa samoista asioita kukin vuorollaan, eikä kaikista hanketyön osa-alueista ollut saatavilla kirjallisia toimintakäytänteiden kuvauksia.
Projektipäälliköt toivoivat selkeitä, teemoittain jäsenneltyjä ohjeita ja mallipohjia, jotka tukisivat hankearjen sujuvuutta. Lisäksi haluttiin hyödyntää kokeneempien projektipäälliköiden osaamista ja lisätä toisilta oppimista.
Hankeopas kokoaa tarvittavan tiedon Diakin intraan
Kehittämisprosessissa päädyttiin pdf-muotoisen oppaan sijasta Diakin intraan rakennettuun, teemoittain jäsenneltyyn hankeoppaaseen, joka olisi käyttäjäystävällisempi ja helpompi päivittää. Ensimmäinen versio oppaasta julkaistiin vuonna 2022, ja vuonna 2024 siihen tehtiin kattava päivitys. Hankeoppaan teemoja ovat muun muassa:
- hanketiimin ja -toteuttajien roolit sekä hankkeen johtaminen
- hankkeen vaiheet ja niihin liittyvät kokoukset
- hankkeen talous ja raportointi
- viestintä ja julkaisut
- tietosuoja ja tutkimusaineistojen käsittely
- hankkeen arviointi, juurrutus ja jatkuvuus.
Opas toimii projektipäälliköiden tukena koko hankkeen ajan ja tarjoaa konkreettisia toimintaohjeita, muistilistoja ja dokumenttipohjia. Se mahdollistaa eri osa-alueiden ohjeistuksiin palaamisen ja perehtymisen syvällisemmin. Opas on tärkeä työkalu myös projektipäälliköiden perehdyttäjille.
Projektipäälliköiden ja perehdyttäjän kokemuksia
Kahta projektipäällikköä ja heidän perehdyttäjäänsä pyydettiin alkusyksystä 2025 kuvaamaan hankeoppaan tärkeimpiä hyötyjä ja kehittämiskohteita. Diakissa noin puoli vuotta työskennelleen projektipäällikön näkökulmasta opas on ollut korvaamaton tuki hankkeen alkuvaiheessa:
”Esimerkiksi hankkeen aloituskokouksia järjestäessä opas helpotti kokonaisuuden jäsentämisessä, ja tarvittavat kokouspohjat ja dokumentit olivat helposti löydettävissä. Olenkin kokenut oppaan rakenteen pääsääntöisesti loogiseksi ja helposti navigoitavaksi.”
Opas toimii projektipäälliköiden tukena koko hankkeen ajan ja tarjoaa konkreettisia toimintaohjeita, muistilistoja ja dokumenttipohjia.
Projektipäällikkö korosti, että hankeoppaan rinnalla dialoginen perehdytys, mahdollisuus kysyä ja keskustella, on kultaakin kalliimpaa.
Diakissa useammassa hankkeessa työskennellyt projektipäällikkö koki hankeoppaan tukevan laadukasta hanketyötä. Hän piti oppaan kokonaisvaltaisuutta erityisen hyödyllisenä ja kertoi sen vähentävän työn kuormittavuutta:
”Ohjeita on paljon ja ne antavat realistisen kuvan projektityön laajuudesta eli siitä kuinka hurjan paljon projektissa pitää huomioida ja osata erilaisia asioita. — Projekteissa on ollut erilaisia vaatimuksia, niin on hienoa, että on voinut keskustella ja antaa vinkkejä ohjeistusten täydentämiseksi. — Hankeopas ja ohjeet vähentävät projektipäällikön stressiä. (Kaikkea ei tarvitse itse keksiä!)”
Kehittämisideana projektipäällikkö toivoi aikajanalle tehtyä prosessikuvausta, joka listaisi hankkeen keskeiset tehtävät, auttaisi hahmottamaan kokonaiskuvan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja varmistaisi, ettei tärkeitä asioita jää huomaamatta.
Projektipäälliköiden perehdyttäjän näkökulmasta hankeopas tukee erityisesti uusia projektipäälliköitä, kun he aloittavat työnsä Diakissa. Oppaaseen on koottu kattavat kuvaukset projektityön eri osa-alueista, ja projektipäällikkö saa kokonaiskuvan sekä Diakin käytännöistä että rahoittajien vaatimuksista. Tämä vapauttaa energiaa hankkeen johtamiseen ja tavoitteiden eteenpäin viemiseen. Perehdyttäjän mukaan hankeopasta olisi hyvä kehittää entistä visuaalisemmaksi ja sen jäsennystapaa käyttäjäystävällisemmäksi.
Hankeoppaan tulevaisuuden näkymiä
Hankehallinnon kokonaisuutta voi verrata laajaan karttaan: hallinnolliset rakenteet ja ohjeet muodostavat maaston rajat ja reitit, mutta varsinainen hankematka tapahtuu asiakkaiden ja kumppaneiden elävässä todellisuudessa.
Hankeopas auttaa vähentämään projektipäälliköiden hallinnolliseen työhön kuluvaa aikaa ja varmistaa, että hankkeet toteutetaan organisaation ja rahoittajan ohjeiden mukaisesti. Jatkossa oppaan kehittämistä terävöitetään palautekyselyn avulla kehittämistyötä edelleen, jotta sisältö vastaa entistä paremmin käyttäjien tarpeisiin.
Diakin kokemusten perusteella hankeoppaan kaltaista työvälinettä voidaan suositella myös muille tutkimus- ja kehittämisorganisaatioille, jotka haluavat lisätä hanketyön sujuvuutta, laatua ja yhtenäisiä toimintatapoja. Diak voi jatkossa osana palveluliiketoimintaansa tarjota asiantuntemustaan hankeoppaan rakentamiseen esimerkiksi seurakunnille ja järjestöille.
Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2025100199138
Diakin tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta (TKI)
- Diak keskittyy TKI-toiminnassaan vähentämään eriarvoisuutta ja lisäämään kaikkein heikommassa asemassa olevien ihmisten hyvinvointia yhteistyössä eri toimijoiden kanssa.
- TKI-hankkeilla edistetään kahden tutkimus- ja kehittämisohjelman tavoitteita: Diakonia ja moninaisuus sekä Sosiaaliset innovaatiot ja vaikuttavat hyvinvointipalvelut.
- Diak toteuttaa vuosittain noin 60 sosiaali-, terveys-, tulkkaus- sekä kirkon alan TKI-hanketta sekä valtakunnallisesti että kansainvälisesti.
- TKI-palvelut tarjoavat henkilöstölle tukea hankkeiden tavoitteiden saavuttamiseen ja laadun varmistamiseen. Keskeiset tukipalvelut ovat projektipäälliköiden perehdytys ja mentorointi, hankeklinikat sekä intran Hankeopas.