Budjetointi ja ennustaminen hankkeissa: pysähdy, hengitä, analysoi ja katso tulevaan

Hankkeen budjetoinnin pohjana käytetään aina hankepäätöstä, joka määrittelee mitä palkkakustannuksia ja muita kustannuksia rahoittaja rahoittaa sekä mitkä ovat näihin kohdistuvat ulkoinen rahoitus että omarahoitusosuus.

Hankkeen ennuste korjaa hankkeen alustavaa budjettia. Vain harva hanke etenee täysin muuttumattomana koko hankkeen elinkaaren ajan. Ennustaminen vaatii siis väistämättä menneisyyden sekä tulevaisuuden analysointia, jotta pystytään määrittelemään hankkeen kulku sisällön ja talouden näkökulmasta. Jotta budjetointi ja ennustaminen olisi vähemmän kuormittavaa, vaatii tämä pysähtymistä ja tiedonkulkua säännöllisesti.

Hankkeen budjetointia ja ennustamista arvioitaessa on tärkeää pohtia muutamia seikkoja, kuten esimerkiksi seuraavia:

• Hanketunnit rahoittajalle raportoitavissa palkkakustannuksissa
  • Ovatko hankkeen tuntikertymät linjassa suunnitelmaan?
  • Jos eivät ole, mitä muutoksia tulee tehdä ja keiden tulee olla tietoisia muutoksista?
• Hankkeen muut kustannukset (rahoitusmallin mukaan joko raportoidaan tai ei raportoida rahoittajalle)
  • Ovatko hankkeen muut kustannukset toteutuneet suunnitelman mukaisesti?
  • Jos eivät ole, mitä muutoksia tulee tehdä ja keiden tulee olla tietoisia muutoksista?

Budjetoinnin ja ennustamisen yhteydessä on varmistettava, että henkilöresurssien tieto on jokaiselle selvä ja yhdenmukainen, jotta pystytään suunnittelemaan hankkeen lisäksi muita työtehtäviä. Selkeä suunnitelma muista kustannuksista tulee luoda. Suunnitelluista kustannuksista ja ajankohdista, joille nämä kohdistuvat, tulee olla realistinen arvio. Rahoitusosuuksien laskenta vaihtelee aina rahoitusmallin ja hankepäätöksen mukaan.

”Koen tärkeäksi työn suunnittelun kannalta, että näkee, mihin allokoituu minkäkinlaista kulua ja miten saadaan budjetti ylipäänsä riittämään kaikkeen tarvittavaan. Mitä pitää olla tehtynä mihinkin mennessä, mitkä ovat ns. pakollisia menoja ja miten budjetti voidaan käyttää siten, että se parhaiten palvelee hankkeelle asetettuja tavoitteita. Jos tätä ei tekisi, menisi aika lailla hakuammunnaksi. Pahin tilannehan on se, että ollaan jo hankkeen loppupuolella ja huomataan, että raha on joko käytetty kokonaan ja menty reilusti yli.” (Diakin projektipäällikkö)

Budjetointi ja ennustaminen tili- ja kuukausitasolla tarjoaa tulevaisuusnäkymää

Jokainen hanke ja kustannuspaikan budjetti/ennuste tehdään Diakissa tili- ja kuukausitasolla. Budjetti sekä ennuste pitää sisällään hankkeen rahoitusosuudet ja kustannukset. Ulkopuolinen rahoitus ohjaa kassaan tulevaa rahaa, mutta ajoitus riippuu maksatus- ja raportointikäytännöistä – siksi kuukausitaso on tärkeä. Budjetointi- ja ennustevaiheessa kirjataan myös hankkeelle kohdistuvat kustannukset kuukausi- ja tilitasolle, tällä arvioidaan milloin kustannukset tulevat syntymään ja mille tilille. Kun jokainen hanke ja kustannuspaikka ennustetaan kuukausi- ja tilitasolla, ennusteista tehdään poiminnat kassavirtaennusteeseen.

Hankkeiden budjetointi ja ennustaminen tuottaa tietoa hanketiimistä hallitukseen asti

Budjetti ja ennuste viedään konkretiaan viemällä tunnit henkilö- ja kuukausitasolle työajanseurantajärjestelmään. Tuntitiedoista lähtee yhteinen listaus koulutuspäälliköille ja tutkimus- ja kehittämispäälliköille, jotka varmistavat tuntiresurssit. Näiden varmistuttua, tiedot viedään budjetointijärjestelmään. Myös hankkeen muut kulut viedään budjetointijärjestelmään, jonka jälkeen lasketaan ja viedään rahoitusosuudet (ulkopuolinen ja omarahoitus) riippuen rahoitusmallista sekä rahoitusosuuksista.

Kun hankkeen budjetti/ennuste on valmis ja hyväksytty, tämä siirtyy eteenpäin analysoitavaksi. Diakissa hankkeiden ennusteita käydään läpi talouden vastuuhenkilöiden, kustannuspaikkavastaavien, tulosalueen johtajien ja johdon kesken: miksi jotkin luvut muuttuvat kuluvan vuoden ennusteeseen tai toteumaan verrattaessa, onko varmasti tiedossa kaikki muutokset ja, että nämä ovat varmasti huomioitu. Kun kaikki ennusteet ja budjetit ovat valmiina, niin tästä kootaan yhteenveto johdolle ja tämän jälkeen hallitukselle. Viime kädessä hallitus vahvistaa ennusteet ja budjetit.

Muutoksiin vastaaminen onnistuu parhaiten yhdessä

Kehitystyö, prosessien läpinäkyvyys, yhteistyö yli tiimien ja säännöllinen viestintä mahdollistavat hankkeiden ja koko toiminnan laadukkaan johtamisen sekä etupainoisen reagoimisen mahdollisiin haasteisiin.

Lopuksi: budjetoinnin ja ennustamisen aikaan esiintyy erilaisia tunteita. On normaalia jännittää prosessin aikana, kun samanaikaisesti mietitään hankkeen toteutusta ja rahaa. Tärkeintä on kuitenkin muistaa, että budjetti ja ennuste ovat parhaat arviot tulevasta. Aina on mahdollisuus saada apua, tukea ja lisää koulutusta. Budjetoinnin ja ennustamisen yhteydessä kaivataan ympärille ihmisiä, ei kristallipalloa.

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20251215119368