Sisäpiirin havaintoja hankeviestinnästä

Hankkeilta vaaditaan nykypäivänä vaikuttavuutta, ja viestintä on oivallinen keino vaikuttavuuden osoittamiseksi. Hankkeet eivät kuitenkaan viesti vain rahoittajan määräyksestä tai rahoittajaa varten, vaan siksi, että viestinnän avulla hankkeen tavoitteet toteutuvat tehokkaammin. Viestintä tukee hankkeen elinkaarta sen alusta loppuun asti, auttaa välittämään viestiä oikealle kohderyhmälle oikeissa kanavissa, herättää suuren yleisön kiinnostuksen sisältöjä kohtaan ja kertoo hankkeen tuloksista.

Artikkelin kirjoittajat toteuttavat hankeviestintää Yritysten vihreä siirtymä, muutoskyvykkyys ja digitalisaatio (REACT, Etelä-Suomi) -hankkeessa (myöhemmin REACT, Etelä-Suomi -hanke), jonka tavoitteena on tukea yrityksiä muutostilanteissa osaamista vahvistamalla. Hankkeessa on mukana yhdeksän ammattikorkeakoulua Etelä-Suomesta, ja viestintää toteutetaan sekä itsenäisesti ammattikorkeakoulutasolla että yhteisesti hanketasolla.

Vältä karikot ottamalla viestintä mukaan hakemusvaiheessa

Hankeviestintä vaatii aikaa, tekijöitä ja riittävän budjetin. Parhaimmassa tapauksessa nämä asiat on otettu huomioon jo silloin, kun rahoitushakemusta vasta kirjoitetaan. Mitä konkreettisemmin viestintää on mietitty jo hakuvaiheessa, sitä helpompaa on sen toteutus hankkeen aikana. (Hermiö ym., 2021, 19.)

Yleensä hankehakemuksen kirjoittajat tunnistavat viestinnän tarpeen hankkeessa, mutta he eivät kuitenkaan välttämättä ota viestinnän asiantuntijaa mukaan hakemuksen kirjoittamiseen. Tällöin vaarana on, että viestintään varataan liian vähän työaikaa ja rahaa.

Viestijän kanssa olisi hyvä miettiä esimerkiksi hankkeen nimeä, jos mahdollista. Millaisia mielikuvia nimi synnyttää, jääkö se mieleen? Monen hankkeen nimi on varsin pitkä ja siksi viestinnässä kimurantti, mutta toisaalta heppoisesti syntynyt lyhennekään ei välttämättä avaudu ulkopuoliselle. Parhaimmillaan nimi itsessään kannattelee hanketta ja helpottaa viestintää.

REACT, Etelä-Suomi -hankkeessa viestintä on huomioitu hyvin rahoituksen hakuvaiheessa. Jokaiselle mukana olevalle ammattikorkeakoululle on varattu sekä työaikaa että rahaa viestinnän tekemiseen.

Haasteita on kuitenkin tuottanut muun muassa hankkeen nimi, Yritysten vihreä siirtymä, muutoskyvykkyys ja digitalisaatio (REACT, Etelä-Suomi), jota ei hakuvaiheessa ole lyhennetty. Hankkeen alussa nimeä haluttiin lyhentää, mutta rahoittaja ei tähän enää suostunut. Tästä syystä viestinnässä käytetään hankkeen pitkää nimeä, mikä on haastavaa esimerkiksi some-viestinnässä.

Sisäinen viestintä on yhtä tärkeää kuin ulkoinen viestintä

Jo hankkeen käynnistysvaiheessa tulisi yhdessä hanketiimin kanssa sopia viestinnän käytännöistä ja vastuista (Åman Kyyrö, 2021, 22). Ulkoisen viestintäsuunnitelman lisäksi olisi hyvä olla myös sisäinen viestintäsuunnitelma. Sen avulla voidaan varmistua siitä, että jokainen hanketoimija on ajan tasalla tärkeissä asioissa. Koko hankehenkilöstön pitäisi sitoutua noudattamaan tätä suunnitelmaa. (Meltwater 2021.)

REACT, Etelä-Suomi -hankkeessa on mukana toimijoita yhdeksästä ammattikorkeakoulusta, joten hankehenkilöstön määrä on suuri. Hankkeen sisäiseksi viestintäkanavaksi valikoitui Teams, koska sovellus on käytössä kaikissa mukana olevissa korkeakouluissa. Teams-alustalla asiat, tiedostot ja keskustelut pysyvät helpommin yhdessä paikassa ja niihin on mahdollista palata myöhemmin.

Hankkeessa on painotettu sitä, että jokaisen henkilön tulisi viestiä muille säännöllisesti ja selkeästi. On jokaisen vastuulla noudattaa sovittuja sääntöjä ja seurata hankkeen Teams-kanavia aktiivisesti.

Tunnista kohderyhmät

Yksi tärkeimmistä onnistuneen hankeviestinnän tekijöistä on tunnistaa oleellisimmat kohderyhmät eli kenelle hanketta tehdään. Kohderyhmät on nimetty jo hankesuunnitelmassa, mutta usein ne vaativat tarkentamista hankkeen alussa.

Tarkentaminen on tärkeää, koska kaikkien mahdollisten ihmisten ja ryhmien tavoittaminen ei hankkeen kannalta ole oleellista tai mahdollista.  Mitä tarkemmin kohderyhmä on määritetty, sitä helpompaa on määrittää viestinnän kanavat sekä ydinviestit. (Ala-Nikkola, 2021, 34–35; Kiviniemi, 2020.)

REACT, Etelä-Suomi -hankkeen kohderyhmänä ovat eteläsuomalaiset mikro- ja pk-yrittäjät, mikä on varsin laaja ja heterogeeninen joukko. Hankesuunnitelmassa on määritetty myös määrälliset tavoitteet sille, kuinka monta yrittäjää tulee tavoittaa ja saada mukaan hankkeen toimintaan. Tästä syystä hankkeen kohderyhmiä tarkennettiin viestintäsuunnitelmassa, mutta silti jokaisen osatoteuttajan on määriteltävä tapauskohtaisesti, kenelle, miten ja missä kanavissa viestintää ja markkinointia kohdentaa.

Valitse kanavat viisaasti

Kohderyhmien tunnistamisen jälkeen pitää valita viestinnän kanavat. Nykyään kanavavalikoima on suuri: viestintää voidaan tehdä muun muassa verkkosivuilla, useilla somekanavilla, uutiskirjeissä, julkaisuissa, webinaareissa ja tapahtumissa. Hankkeen ei kuitenkaan kannata olla kaikkialla vaan kanavavalikoimaa on hyvä rajata kohderyhmän mukaan. (Ala-Nikkola, 2021, 34–35; Kiviniemi, 2020.)

Viestintäkanavat kannattaa valita käytössä olevien resurssien mukaan. Jokainen sometili vaatii säännöllistä ja suunniteltua päivittämistä, ja hankkeen sisällä onkin hyvä jakaa vastuuta sometilien päivittämisestä. Jos hankkeessa on esimerkiksi vain osa-aikainen viestintävastaava, on tärkeää, että sisältöä hankkeen someen tuottavat muutkin hanketoimijat.

REACT, Etelä-Suomi -hanke on vain yhden vuoden mittainen. Tiiviin ja lyhyen hankeajan vuoksi päätettiin, ettei hankkeelle perusteta omia nettisivuja, vaan jokainen osatoteuttaja tiedottaa hankkeesta oman oppilaitoksensa verkkosivuilla. Hanke pystyy hyödyntämään myös valtakunnallista 22 ammattikorkeakoulun Yritysten muutoskumppanina -hankekokonaisuuden verkkosivustoa, joka avattiin huhtikuussa 2023.

Viestintäkanavat kannattaa valita käytössä olevien resurssien mukaan. Jokainen sometili vaatii säännöllistä ja suunniteltua päivittämistä, ja hankkeen sisällä onkin hyvä jakaa vastuuta sometilien päivittämisestä.

Sosiaalinen media ja erityisesti LinkedIn ovat tämän hankkeen merkittävimpiä tiedotuskanavia. Hankkeelle luotiin oma LinkedIn-tili, jonka kautta viestitään muun muassa hankkeen tapahtumista, työpajoista ja mikrokurssitarjonnasta. LinkedIn-postausten tekeminen ja vastuuttaminen on toteutunut mutkattomasti ja yhdeksän toteuttajan kesken tekijöistä ei ole pulaa.

Postauksia hallinnoidaan Excel-pohjaisen somekalenterin avulla, jolloin voidaan varmistaa, että jokainen toteuttaja saa riittävästi näkyvyyttä tapahtumilleen ja tuotoksilleen. Etukäteissuunnittelulla vältytään myös päällekkäisyyksiltä ja voidaan ennakoida lähikuukausien viestinnän tarpeita. Hankkeen LinkedIn-viestintä on ollut alusta saakka julkaisutahdiltaan poikkeuksellisen aktiivista.

Satsaa yhtenäiseen hankeilmeeseen

Laadukkaan viestintämateriaalin tuottamiseen tarvitaan aikaa ja resursseja, jotta saadaan tuotettua sisältöä, joka tavoittaa halutun kohderyhmän ja luo hankkeelle oman viestintäilmeen. Viestinnällä rakennetaan mielikuva hankkeesta sekä jaetaan tietoa sen sisällöistä ja etenemisestä (Halonen, 2021).

Viestintämateriaalia tehdessä kannattaa pohtia muun muassa sitä, onko viestinnän sisältö tuotettu kyseisen hankkeen lähtökohdista, saavutetaanko viestinnällä haluttu kohderyhmä, tuleeko haluttu pääviesti selväksi ja profiloituuko hanke omaksi kokonaisuudekseen.

REACT, Etelä-Suomi -hankkeen ilmettä raamittavat yleisemmät ESR-hankkeiden viestintäohjeet. Lisäksi hanketiimi piti tärkeänä, että hankkeen ilme mukailee valtakunnallisen Yritysten muutoskumppanina -hankekokonaisuuden ilmettä.

Varsinainen ilme hankkeelle päädyttiin ostamaan ulkopuoliselta ammattilaiselta, joka nappasi tiimin ideoista ja toiveista kiinni ja loi niiden pohjalta toimivan ja mieleenpainuvan kokonaisuuden. Yhtenäinen ilme antaa myös nostetta hankkeen varsin runsaalle tapahtumatarjonnalle.

Viestintä kuuluu kaikille

Tehokasta viestintää ei synny ilman viestittävän asian ymmärrystä ja yhteistyötä viestintää toteuttavan tahon kanssa. Hankkeessa sisältöasiantuntijoiden on tärkeä varmistaa, että viestintäasiantuntija tuntee hankkeen teeman ja aihepiirin. Hankkeen teemoista ei voi viestiä, jos viestintäasiantuntijalle ei ole annettu sisältöä, mistä pitäisi viestiä. Parasta onnistuneen viestinnän kannalta olisikin, että yhteistyötä asiantuntijoiden välillä tehostetaan. (Hermiö ym., 2021, 18.)

REACT, Etelä-Suomi -hankkeessa on paljon tekijöitä ja niin paljon toimintaa, että viestijöiden voi olla haastavaa pysyä aina ajan tasalla kaikesta mitä tapahtuu. Viestintä pohjautuu tietoon ja näin ollen on hyvä varmistaa esteetön tiedonkulku.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhteistyökykyä on löydyttävä kaikilta osapuolilta. Hankkeen sisältöasiantuntijoiden on hyvä varmistaa, että viestintäasiantuntija on tietoinen uusista päätöksistä, sovituista asioista sekä tapahtumista, joista tulisi viestiä ulospäin. Viestijän tulee aktiivisesti pyrkiä saamaan tarvittavat tiedot: osallistua hankkeen kokouksiin, esittää kysymyksiä, pyytää lisätietoja ja pohtia, mistä asioista ja millä tavalla niistä kannattaisi viestiä.

Kirkkaat tavoitteet ja kokeilunhaluisuus kannattelevat viestintää

Hankeviestinnässä pätevät samat lainalaisuudet kuin muussakin viestinnässä, mutta hankeviestinnässä on hyvä ottaa huomioon sen erityispiirteitä. “Mieti, kenet sinun tulee tavoittaa ja mitä haluat saada aikaiseksi. Millä sanomalla, missä vaiheessa ja miten se parhaiten tapahtuu?” (Hermiö ym., 2021, 9).

REACT, Etelä-Suomi -hankkeessa viestintään on resursoitu poikkeuksellisella tavalla, sillä jokaisella hankkeessa mukana olevalla oppilaitoksella on vastuu viestinnän toteuttamisesta. Hankkeen viestintätiimiin kuuluu kymmenkunta viestijää ja tapahtumatuottajaa. Hyvällä yhteistyöllä ja huumorilla hankkeessa on onnistuttu taklaamaan haasteet, joita muun muassa hankkeen pitkä nimi on aiheuttanut, mutta myös vastaamaan tehokkaasti nopeita toimia vaativiin viestinnällisiin panostuksiin.

Yhteistyön parasta antia ovat olleet myös ketterät kokeilut ammattikorkeakoulujen välillä. Tiimi seuraa kiinnostuksella, onnistuuko hanke saavuttamaan sille asetetut tavoitteet.  Hankkeen yhtenä pääteemana on muutoskyvykkyys – ja siitä on paljon opittu näin nopeatempoisessa hankkeessa.

Lähteet:

Ala-Nikkola, E. (2021). Vaikuttava viestintäsuunnitelma yhdessä tehden. Teoksessa A. Hermiö, M. Merimaa, R. Wallin, M. Wegmüller, & M. Åman (toim.), Hankeviestinnän käsikirja (s. 30–35). Metropolia Ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-328-313-8

Hermiö, A., Merimaa, M., Wallin, R., Wegmüller, M., & Åman, M. (2021). Kohti menestyksekästä TKI-viestintää. Teoksessa A. Hermiö, M. Merimaa, R. Wallin, M. Wegmüller, & M. Åman (toim.), Hankeviestinnän käsikirja (s. 18). Metropolia Ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-328-313-8

Kiviniemi, M. (11.3.2020). Miten tehdä hyvä viestintäsuunnitelma hankkeelle? https://kaskas.fi/fi/miten-tehda-hyva-viestintasuunnitelma-hankkeelle/

Meltwater. (22.3.2021). Hyvä sisäinen viestintä motivoi ja tuo tuloksia. https://www.meltwater.com/fi/blog/hyva-sisainen-viestinta

Åman, M. (2021). Hankkeen elinkaari ja viestintä. Teoksessa A. Hermiö, M. Merimaa, R. Wallin, M. Wegmüller, & M. Åman (toim.), Hankeviestinnän käsikirja (s. 22). Metropolia Ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-328-313-8

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023041236138