Vaikuttavuus hankinnoissa syntyy valmistelusta – näkökulmia julkisen hankintaorganisaation rooliin

Hankintaorganisaatiot voivat sijoittua toimintalogiikaltaan kahteen päätyyppiin: reagoivaan ja mahdollistavaan. Reagoiva organisaatio toimii toimeksiantojen toteuttajana, kun taas mahdollistava hankintaorganisaatio osallistuu aktiivisesti palvelutuotannon suunnitteluun. Kummassakaan mallissa ei ole kyse paremmuudesta, vaan siitä, kuinka kytkeytyneesti hankintatoimi osallistuu tavoitteellisen vaikuttavuuden tuottamiseen.

Mahdollistava toimintamalli tukee vaikuttavuuden huomioimista jo varhaisessa vaiheessa – esimerkiksi silloin, kun hyvinvointialueella suunnitellaan uusien palveluiden toteuttamismallia. Tällöin hankinta ei ole irrallinen vaihe, vaan osa palvelutuotannon strategista kehittämistä.

Vaikuttavuuden prosessi lähtee tarpeesta

Hankintaprosessi voidaan kuvata U-käyrän avulla: se alkaa tarpeen tunnistamisesta ja etenee sopimuskauden aikaiseen vaikuttavuuden seurantaan. Tarpeen taustalla voi olla esimerkiksi vanhentuva sopimus tai tarve vastata palvelujen käyttömäärän kasvuun. Tässä vaiheessa on kriittistä määritellä, mitä hankinnalla halutaan todella saavuttaa – ei vain mitä ostetaan, vaan miksi ostetaan.

Tavoitteet voivat olla vaatimattomia tai kunnianhimoisia, mutta niiden tulee olla selkeitä. Vaikka kaikissa hankinnoissa ei tavoitella mittavia yhteiskunnallisia vaikutuksia, vaikuttavuusajattelu voidaan silti sisällyttää hankintojen kokonaisuuteen – esimerkiksi kustannusten hallinnan tai palveluiden toimintavarmuuden näkökulmasta.

Mittarit ja mittaaminen – tiedolla johtamisen edellytys

Vaikuttavuuden mittaaminen ei edellytä aina uusia mittareita. Oleellista on, että käytössä olevia mittareita hyödynnetään sekä ulkoistetussa että omassa palvelutuotannossa. Tämä mahdollistaa vertailun ja aidon vaikuttavuusanalyysin. Sopimusseurannassa mittareita voidaan sitoa suoraan sopimusoption käyttöönottoon: hyvä suoriutuminen takaa sopimuksen jatkokauden, heikko ei.

Vaikuttavuuden mittaaminen ei edellytä aina uusia mittareita. Oleellista on, että käytössä olevia mittareita hyödynnetään sekä ulkoistetussa että omassa palvelutuotannossa.

Mittareiden rinnalla nousee esiin myös tiedon saatavuus ja prosessien läpinäkyvyys – vaikuttavuuden arviointi edellyttää jatkuvaa tiedolla johtamista.

Tuotteetkin vaikuttavat – ei vain palvelut

Vaikka vaikuttavuudesta puhutaan usein palveluhankintojen yhteydessä, myös tuotehankinnoilla on merkittävä vaikutus. Terveydenhuollon laitteet, ohjelmistot ja materiaalit vaikuttavat esimerkiksi hoidon laatuun, resurssitehokkuuteen ja potilasturvallisuuteen. Tuotteen valinnassa voidaan huomioida koko elinkaaren aikaiset kustannukset – ei pelkkä hankintahinta.

Elinkaariajattelua on hyödynnetty esimerkiksi sydänimplanttien hankinnoissa, joissa ratkaisevaa ei ole laitteen hinta, vaan sen vaikutus potilaan terveisiin elinvuosiin.

Vaikuttavuus lähtee suunnittelusta

Vaikuttavuus ei ole yksittäinen vaihe hankintaketjussa. Se syntyy suunnittelun, valmistelun ja toteutuksen kokonaisuudessa. Mitä enemmän aikaa ja osaamista panostetaan hankinnan alkuvaiheeseen, sitä paremmat mahdollisuudet on saavuttaa tavoitteellista vaikuttavuutta – niin inhimillisestä kuin taloudellisesta näkökulmasta.

Paikallisuus ja markkinatilanne huomioitava

Erityisesti hyvinvointialueilla tulee huomioida alueellinen markkinatilanne: jos kilpailua ei ole, säästöjä tai laatuhyötyjä ei välttämättä saavuteta palveluhankinnan kautta. Hankintojen vaikuttavuus ei siis ole vain laskennallinen kysymys – se on myös markkinadialogin, kumppanuuden ja paikallisen toimintaympäristön ymmärtämistä.

Kirjoitus pohjautuu Suvituulia Taposen esitykseen Suomessa on varaa tehdä asioita vaikuttavammin. Miten lisätä hyvinvointia ja terveyttä – ja säästää samalla? -webinaarissa. Tekstin jäsennyksessä on hyödynnetty tekoälyä (ChatGPT4o).

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202501092059