Siirry sisältöön
Juttutyyppi  Blogi

Palveluintegraation muotoilu -työskentely selkeyttää monialaista yhteistyötä ja sen johtamista

Noin joka kymmenes hyvinvointipalveluissa asioivista ihmisistä on tilanteessa, jossa heillä on yhtäaikaisia tai peräkkäisiä haasteita esimerkiksi terveyden, työllistymisen ja toimeentulon kanssa. Tilanne kuormittaa ammattilaisia, jotka haluavat tukea ja auttaa, mutta kasautuneet palvelutarpeet aiheuttavat myös merkittäviä kustannuspaineita.

Luukulta toiselle kulkeminen voi olla hankalassa tilanteessa olevalle ihmiselle suuri ponnistus. Monitoimijaisessa kokonaisuudessa tiedon kulkeminen onnistuu vaihtelevasti. Toisistaan tietämättömät työntekijät saattavat tehdä päällekkäistä työtä, tai pahimmassa tapauksessa eri toimijat luulevat jonkun toisen kantavan vastuuta, vaikka näin ei ole. Asiakas saattaa saada monenlaista tukea tai joutua kokonaan tuen ulkopuolelle.

Integroituja palveluja yhteiskehittämällä

Palveluintegraation muotoilu -työskentelyprosessi vastaa monitoimijaisen yhteistyön ja sen johtamisen haasteisiin. Työskentelyn lähtökohta on löytää toimivia ratkaisuja asiakkaille, joiden kanssa useat eri toimijat työskentelevät, mutta mikään toimija ei yksin kykene tarjoamaan asiakkaiden tarvitsemaa apua.

Konkreettisesti yhteinen työskentely aloitetaan kokoamalla yhteen kaikki toimijat, jotka työskentelevät yhteisen asiakasryhmän kanssa. Mukana on työntekijöitä, esimiehiä ja johtoa eri hallinnonaloilta sekä esimerkiksi järjestöistä ja seurakunnasta.

Kahden päivän aikana työskennellään noin neljä tuntia kumpanakin päivänä. Työskentelyä fasilitoi kaksi asiantuntijaa, jotka varmistavat työskentelyn tavoitteellisuuden, huolehtivat prosessin dialogisuudesta ja tukevat niin prosessissa syntyvien tulosten analysoinnissa kuin yhdessä sovittujen askelten ottamisessa.

Nykytilan haasteista konkreettisiin tavoitteisiin

Työskentelyn ensimmäisessä vaiheessa muodostetaan yhteinen ymmärrys valitusta asiakassegmentistä. Nykytilan käsittelyvaiheessa jaetaan hyvä käytäntöjä sekä tullaan tietoisiksi yhdessä työskentelyyn ja asiakkaan tarpeisiin liittyvistä kohdista, jotka vaativat muutosta.

Mukana olevat toimijat kuulevat toistensa osaamisesta ja toiminnasta sekä tulevat tietoisiksi omasta roolistaan suhteessa muihin. Verkoston toimintaan liittyvät päällekkäisyydet konkretisoituvat, samoin kuin mahdolliset puutteet yhteistyössä sekä väliinputoamisen paikat, joissa tukea tarvitsevalla on riski jäädä yksin.

Prosessi auttaa paikantamaan avaintoimijat, joiden vaikutus muiden toimintamahdollisuuksiin on merkittävä.

Prosessi eri vaiheineen auttaa paikantamaan avaintoimijat, joiden vaikutus muiden toimintamahdollisuuksiin on merkittävä. Heillä on mahdollisuus esimerkiksi tehdä jatkohoidon tai terapian mahdollistava lähete tai diagnoosi tai jättää asiakas sitä ilman. Asiakasprosessin kokonaisuuden analysoiminen nostaa esille myös kriittiset siirtymävaiheet, joissa toimijoiden yhteistyön onnistuminen vaikuttaa laajasti myöhempiin ratkaisuihin.

Työskentelyn toisena päivänä sanoitetaan yhteinen muutostarve ja määritellään keinot sen toteuttamiseen. Osallistujat muotoilevat uudenlaisen yhteistyön mallin, joka hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla verkostossa olevaa osaamista. Tässä vaiheessa kartoitetaan myös aiemmin hyödyntämättömiä voimavaroja.

Työskentelyn kuluessa kirjataan ylös tarvittavat muutokset, konkreettiset askeleet ja niitä tukeva päätöksenteko. Mukana olevat työntekijät, esimiehet ja johto määrittelevät yhteistyön tavoitteet sekä sopivat yhteistyöverkoston välisestä työnjaosta ja rooleista. Johdon osallisuus on välttämätöntä resursseihin ja uusiin toimintamalleihin liittyvässä päätöksenteossa, koska työntekijöillä ei ole toimivaltaa tehdä toisiaan koskevia päätöksiä.

Palveluintegraation muotoilu -työskentely lisää monitoimijaisen verkoston itseymmärrystä ja vahvistaa keskinäistä luottamusta. Tämä auttaa toimijoita sitoutumaan yhteisiin tavoitteisiin ja etenemään tavoitteellisesti niitä kohti. Kehittämisprosessi vahvistaa johdon systeemistä ymmärrystä ja tukee yhteensovittavaa tiedolla johtamista.

Nopeampaa apua ja lisää hyvinvointia

Toimivat integroidut palvelut auttavat erityisesti haavoittuvassa tilanteessa olevia ja paljon palveluita tarvitsevia asiakkaita. Oikea toimija oikealla paikalla auttaa siirtämään tuen painopistettä korjaavasta ennalta ehkäisevään. Palveluintegraation muotoilu -prosessi antaa konkreettisia välineitä työskennellä yhdessä asiakaslähtöisemmin ja tavoitteellisemmin. Keskinäisen luottamuksen vahvistuminen ja hyvin johdettu, tavoitteellinen yhteistyö vahvistaa työntekijöiden hyvinvointia ja lisää työssä jaksamista.

Laaja työntekijöiden, esimiesten ja johdon osallisuus luo hyvän pohjan pysyville uusille käytännöille sekä toimintakulttuurin muuttumiselle. Tarjoamalla välineitä erityisesti paljon palveluita tarvitsevien asiakkaiden kanssa työskentelyyn on mahdollista saada aikaan talouden kannalta myönteisiä vaikutuksia.

Kuvitus: Nelli Ahosola
Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201903199236

Palveluintegraation muotoilu -työväline

Palveluintegraation muotoilu -työvälineen kehittämiseen on saatu ESR-rahoitusta, ja sen materiaalit ovat kaikkien halukkaiden vapaasti käytettävissä. Työskentelyprosessi ja sen fasilitointi pohjautuvat Diakonia-ammattikorkeakoulun laajaan tutkimus- ja kehittämisosaamiseen.

Lisätietoa palveluintegraation työskentelyprosessin fasilitoinnista voi kysyä Diakin palvelujärjestelmäkehityksen erityisasiantuntijalta Anne Määtältä (anne.maatta@diak.fi).