Miten onnistua muutosviestinnässä?
Muutokset ovat osa tämän päivän työelämää. Muutokset ja uudistukset edellyttävät johtajilta ja esihenkilöiltä selkeää viestintää sekä työyhteisön sisällä että ulkopuolella. Usein sanotaankin, että johtaminen on viestintää. Tässä kirjoituksessa keskityn pohtimaan muutosviestintää työyhteisön sisällä peilaten sitä omiin muutosviestinnän kokemuksiini.
Omaan muutosviestinnän filosofiaani kuuluu neljä peruspilaria: avoimuus, suunnitelmallisuus, selkeys ja tavoitettavuus. Nämä neljä periaatetta määrittävät vahvasti työtäni toteuttaessani Diakin johdon viestintätehtäviä ja sparratessani johtoryhmää viestinnässä.
Avoimuus
Johdon viestinnän mahdollisimman laaja avoimuus on periaate, joka mielestäni liittyy vahvasti organisaation vastuullisuuteen ja eettiseen arvopohjaan. Kun organisaation yleinen viestintäkulttuuri on avointa, luottamus johdon ja henkilöstön välillä kasvaa.
Diakin johto viestii mahdollisimman avoimesti asioista, jotka sillä on tiedossa. Kaikkea eivät johtajatkaan tiedä tai kaikkeen ei pystytä ottamaan kantaa. Tämä korostuu etenkin uutta kehitettäessä.
Kun organisaation yleinen viestintäkulttuuri on avointa, luottamus johdon ja henkilöstön välillä kasvaa.
Avoimuuden keinona Diakissa on muun muassa tarjota henkilöstölle tietoa aktiivisesti ja säännöllisesti eri foorumeilla, jolloin henkilökunnan jäsenellä on mahdollisuus seurata päätöksentekoa ja johdon työtä.
Suunnitelmallisuus
Suunnitelmallisuus on kaiken viestintätyön perusta. Muutostilannetta voidaan ennakoida laatimalla viestintäsuunnitelma eri kohderyhmille, jota sitten toteutetaan enemmän tai vähemmän orjallisesti muutoksen edetessä.
Joskus muutokset tapahtuvat kuitenkin yllättäen tai etenevät ennakoitua nopeammin, jolloin viestinnän nopeus on tärkeää. Tämä aiheuttaakin usein paineitta suunnitella viestintätilanne tai tiedote tiukassa aikataulussa niin, että viestintä onnistuu mahdollisimman hyvin. Onnistuminen tässä yhteydessä tarkoittaa sitä, että kohderyhmä saa viestin ja ymmärtää sen niin kuin viestin lähettäjä on tarkoittanut.
Selkeys
Jotta viestintä muutostilanteessa onnistuu, on tärkeää, että organisaation johto on keskenään ajan tasalla linjauksista. Näin vältetään se, että eri henkilöt puhuvat tai linjaavat asioita ristiin. Tällaisia tilanteita tulee helposti esimerkiksi yllättävissä kriisiviestintätilanteissa, joissa on aikataulupainetta. Nämä sekaannukset voidaan välttää kokoamalla johtajat ja esihenkilöt yhteen ennen kuin muutoksesta viestitään koko organisaatiolle.
Viestinnän ajantasaisuus ja selkeys on tärkeää myös siksi, että siten vältetään virheelliset huhut ja tulkinnat. Tämän vuoksi Diakin johto on isoimmissa muutostilanteissa suosinut kasvokkaisia tai etäyhteyksin toteutettuja tiedotustilaisuuksia kirjoitettujen tiedotteiden sijaan.
Tavoitettavuus
Joskus kysymykset tulevat mieleen vasta myöhemmin, kun tiedotustilaisuus on jo ohitse. Näitä tilanteita varten on hyvä olla olemassa valikoima vaihtoehtoisia viestintäkanavia, joista johdon tavoittaa, jos muutostilanne herättää kysymyksiä tai kommentteja.
Useiden kanavien tarjoaminen henkilöstölle muutostilanteen aikana on myös valinta: Diakin johto haluaa olla tavoitettavissa ja kuulla henkilöstön ajatuksia muutoksessa.
Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022090257070