Diakin digitiekarttatyö starttasi laajalla yhteistyöllä

Diakonia-ammattikorkeakoulussa aloitetiin digitaalisuuden strateginen edistäminen digitiekarttatyöllä syksyllä 2023. Tehtävänä oli luoda Diakin ylätason digitalisaation tiekartta, johon on koottu ja aikataulutettu keskeisimmät tavoitteet toiminnoittain. Työskentelyn tavoitteena oli muodostaa yhteinen näkemys organisaation digitalisaatiotavoitteista vuosille 2024–2026.

Diakissa on käytössä OKR-tavoitejohtamisen malli (objectives and key results), ja digitiekartan muodostaminen annettiin monialaisen OKR-tiimin tehtäväksi. Tiimissä oli monimuotopedagogiikan, viestinnän, Digivisio-työn ja yhteiskehittämisen osaamista sekä IT-ammattilaisia.

Työskentelyn tueksi valittiin Ison-Britannian korkeakoulusektorin digitaalista muutosta edistävän toimijan, Jiscin, viitekehys, jota muokattiin Diakin tarpeisiin sopivaksi. “Jiscin malli” tarjoaa kokonaisvaltaisen korkeakouluille ja yliopistoille räätälöidyn työkalupakin, jonka läpileikkaavana teemana ovat ihmiset ja käytänteet prosessien ja teknologioiden sijaan. Viitekehys tunnistaa yhteydet eri alojen ja yksiköiden välillä, auttaa muodostamaan eri sidosryhmien välille jaetun ymmärryksen kehitystyön kohteena olevasta ilmiöstä ja tarjoaa kielen, jolla keskustella digitaalisen muutoksen eri ulottuvuuksista.

Viestintä yhdessä tekemisen ytimessä

Vuoropuhelu digitiekarttatiimin, johdon ja henkilöstön välillä oli keskeisessä roolissa Diakin digitiekarttatyössä. Viestinnän tavoitteena oli avata henkilöstölle, miksi digitiekarttatyötä tehdään ja miten digitaalinen muutos linkittyy kunkin omaan työhön. Käytännöllisempinä tavoitteina oli lisätä työntekijöiden motivaatiota vastata kyselyyn, jolla kartoitettiin digitaalisuuden nykytilaa ja pitää henkilöstö kartalla digitiekarttatyön etenemisestä.

Henkilöstöä osallistettiin ja sitoutettiin digitiekarttatyöhön työpajojen, haastattelujen ja kyselyn lisäksi sisäisen viestinnän avulla. Diakin intranetissä julkaistiin digitiekarttatyön aikana säännöllisesti OKR-tiimiläisten kirjoittamia blogitekstejä ja uutisia. Näillä paitsi informoitiin digitiekarttatyöstä, myös pyrittiin innostamaan henkilöstöä visioimaan Diakin digitaalista tulevaisuutta. OKR-tiimi puhui työstä myös Diakin henkilöstöinfoissa kahteen otteeseen. Työyhteisön jäsenet kutsuttiin vastaamaan kypsyydenarviointikyselyyn henkilökohtaisen sähköpostiviestin avulla. Myös esihenkilöitä hyödynnettiin tiedottamisen tehostamisessa.

Johdon sitouttaminen avainasemassa

Diakin johtoryhmälle toteutettiin lokakuussa 2023 kysely (n=6), jossa kartoitettiin korkeakoulutuksen kannalta merkittäviä tulevaisuuden ilmiöitä ja kehityskulkuja. Kyselyssä selvitettiin myös näkemyksiä digitalisaation roolista Diakin strategian edistämisessä, Diakin digitaalisesta kyvykkyydestä suhteessa muihin korkeakouluihin sekä ylimmän johdon valmiuksista digitaalisen muutoksen edistämiseen. Kyselyn aukikirjaamattomana tavoitteena oli sitouttaa organisaation johtoa digitiekarttatyöhön.

Vuoropuhelu digitiekarttatiimin, johdon ja henkilöstön välillä oli keskeisessä roolissa Diakin digitiekarttatyössä.

Kyselyn vastauksissa korostuivat näkemykset siitä, että koulutustarjonnan tulee olla joustavaa ja monimuotoista. Verkostomainen toteuttaminen työelämätahojen ja koulutusorganisaatioiden kanssa kansallisesti ja kansainvälisesti nähtiin tärkeänä. Eriarvoistuminen, kilpailu osaajista ja oppijoista, kestävä kehitys, kriisit, tekoäly, soten palvelujärjestelmän kehitys ja organisaation ketteryys ovat tulevaisuuden kehityskulkuja, joiden huomioiminen on olennaista myös Diakissa. Lisäksi digitalisaatio ja digididaktiikan kehittäminen nähtiin tärkeänä. Pitkän aikavälin toiminnan suunnittelu, kilpailukyvyn mahdollistaminen, tiedolla johtaminen, IT-infrastruktuurin vakaus, tietoturva, palveluliiketoiminnan kasvu ja kustannustehokkuus korostuivat myös vastauksissa.

Työtä pohjustettiin avainhenkilöiden haastatteluilla

Digitiekarttatyön taustoittamiseksi haastateltiin OKR-tiimien vetäjiä (n=11) loppuvuodesta 2023. Tiiminvetäjien haastatteluilla kerättiin tietoa teknologian roolista tiimien tavoitteissa ja kartoitettiin tunnistettuja organisaation digitalisaatiotavoitteita.

Tiimien tavoitteissa teknologia liittyi digiosaamisen vahvistamiseen, verkko-opiskelun ja -tutkintojen kehittämiseen, liiketoiminnan kasvattamiseen sekä digityökalujen hyödyntämiseen esimerkiksi yhteydenpidossa ja asiakkaan tukemisessa. Diakin pitkän aikavälin digitalisaatiotavoitteet koettiin haastavaksi nimetä, niistä ei ollut tarpeeksi tietoa, mutta tiedolla johtaminen, opetuksen laadun varmistaminen, Digivisio, kustannusten hallinta, koulutuksen ja TKI-toiminnan yhteistyön kehittäminen, vaikuttavuus ja kokeilukulttuuri nousivat esille.

Työpajoissa pohdittiin tulevaisuutta ja digitaalista hyvinvointia

Toimintaympäristön muutosten ennakoimiseksi johtoryhmälle, OKR-tiimien vetäjille ja opiskelijoiden edustajalle (n=14) järjestettiin Futures wheel -menetelmää ja Sitran megatrendikortteja hyödyntävä ennakointi- ja skenaariotyöpaja tammikuussa 2024.

Työpajassa pohdittiin muun muassa sitä, miten digitaidot (opiskelijoiden, henkilökunnan, johdon) vaativat jatkuvaa päivittämistä ja millaisessa muutoksessa ammattilaisten osaamistarpeet ovat. Työurien pidetessä jatkuvan oppimisen merkitys korostuu. Samalla apua, hoivaa ja palveluita tarvitsevien määrä kasvaa. Mielenterveyden haasteiden lisääntyminen vaikuttaa opiskelijoihin, työntekijöihin ja kansalaisiin laajemmin. Väestö myös keskittyy, mikä voi vähentää hakijoiden määrää suurten kaupunkien ulkopuolella. Kumppanuuksien merkityksen nähtiin vahvistuvan. Lisäksi kysyttiin, mitä on kohtaamisosaaminen, kun kohtaaminen tapahtuu teknologian välityksellä. Kysymys nähtiin keskeisenä työpaikalla sekä oppilaan ja opettajan välillä että myös etäpalveluissa sote-sektorilla. Lisäksi pohdittiin sitä, miten teknologiasta on tullut eriarvoisuuden ja syrjäytymisen uusi ulottuvuus.

Maaliskuussa 2024 järjestettiin myös avoin työpaja henkilöstölle (n=16), jossa pohdittiin keinoja työntekijöiden digitaalisen hyvinvoinnin edistämiseksi osana Digital well-being in higher education -hanketta. Työpajassa pohdittiin muun muassa yhteisöllisyyden ja luottamuksen vaalimista etätyöpainotteisessa organisaatiossa sekä sitä, miten teknologiavälitteinen vuorovaikutus vaikuttaa ihmisten välisiin suhteisiin työpaikalla esimerkiksi väärinymmärrysten lisääntyessä. Työntekijät ideoivat myös keinoja vähentää jatkuvien keskeytysten aiheuttamaa kuormitusta.

Digitaalista kypsyyttä arvioitiin laajasti

Keskeinen osa Diakin digitiekarttatyötä oli digitaalisuuden lähtötilanteen kartoittaminen digitaalisen kypsyyden arvioinnin avulla. Digitaalista kypsyyttä arvioiva kysely lähetettiin koko henkilöstölle eli 270:lle Diakin työntekijälle maaliskuussa 2024. Kyselyyn saatiin 105 vastausta, joten vastausprosentti oli 39 %. Kypsyyden arvioinnissa käytettiin suomeksi käännettyä Jiscin Maturity model for digital transformation in higher education -kysymyspatteristoa, joka räätälöitiin eri ammattiryhmille sopivaksi.  Kysymyspatteriston osa-alueet kattoivat laajasti organisaatiokulttuuriin, johtamiseen, fyysiseen ja digitaaliseen infrastruktuuriin, oppimiseen ja opetukseen, tutkimukseen ja innovaatioon sekä viestintään ja kumppanuuksiin liittyviä teemoja.

Kyselyssä arvioitiin digitaalisuuden eri osa-alueita kolmella tasolla. Tulosten perusteella Diak oli lähes kaikilla osa-alueilla ensimmäisellä – “Nousevasta vakiintuneeksi: reaktiivinen vaihe” – tasolla, jossa kehityskohteiksi tunnistettiin erityisesti strateginen digitaalinen johtajuus, investointien pitkäjänteisyys, järjestelmien ja toimintojen parempi integroiminen sekä hajallaan olevan projektipohjaisen toiminnan muuttaminen suunnitelmallisemmaksi.

Kypsyyden arvioinnin työkalua muokattiin vastaamaan Diakin tarpeisiin lisäämällä kyselyihin mahdollisuus äänestää kutakin teemaa tiekartalle ja jättää avointa palautetta kustakin aihealueesta. Kyselyllä kartoitettiin siis samalla henkilöstön toiveita digitiekartalle nostettavista teemoista, kehitysideoita ja tietoa digitaalisuuteen liittyvistä ongelmista.

Kehitysideoita kerättiin koko henkilöstöltä

Henkilöstöllä oli mahdollisuus jakaa digitaalisen kypsyyden arvioinnin yhteydessä kehityskohteita ja -ehdotuksia jokaisen teeman yhteydessä olevan avovastauskentän kautta. Vastausten pohjalta koottiin raportti digitaalisuuden tilasta Diakissa, joka toimitettiin johtoryhmälle jatkotyöskentelyn pohjaksi.

Avovastaukset osoittivat, että suunnitelmallisuutta, systemaattisuutta ja priorisointia tulee lisätä kaikessa toiminnassa. Myös tulevaisuuden ennakointia ja benchmarking-käytäntöjä on tarpeen kehittää. Opetushenkilökunnassa oli kokemusta, että osaamisen lisäämiseen, työtapojen kehittämiseen ja hyvien käytäntöjen jakamiseen ei aina ollut riittävästi aikaa. Digitaalisen kyvykkyyden kehittämisessä on tärkeää huomioida sekä henkilöstön että opiskelijoiden osin heikot digitaidot. Lisäksi pohdittiin, onko strategisia painotuksia liikaa. Jatkossa on tärkeää kiinnittää huomiota etätyön ja etäyhteistyön vaikutuksiin yhteisöllisyyden kokemukselle. Etäyhteistyön käytäntöjä on hyvä kehittää systemaattisesti ja vakiinnuttaa osaksi kaikkien tiimien toimintatapoja.

Johtoryhmä valitsi strategiset painopisteet

Digitaalisen kypsyyden arvioinnin tulosten analysoinnin jälkeen johtoryhmälle järjestettiin työpaja, jossa he valitsivat henkilöstön digitiekartalle valitsemista teemoista tärkeimmät ja priorisoivat ne kiireellisimmästä vähemmän kiireelliseen.

Digitaalisen kypsyyden arvioinnin yhteydessä vastaajilla oli mahdollisuus ilmaista, mitkä teemat heidän mielestään tulisi nostaa digitiekartalle. Henkilöstön vastauksista erottui 17 teemaa, joista johtoryhmää pyydettiin valitsemaan Diakin digitiekartan strategiset painopisteet.

Johtoryhmä valitsi tärkeimmäksi prioriteetiksi johdonmukaisen ja joustavan digitaalisen strategian muodostamisen. Toisena prioriteettilistalla olivat digitaalisen infrastruktuurin strateginen suunnittelu ja digitaalisen oppimisen strateginen edistäminen. Kolmantena prioriteettina olivat pedagogisten mallien päivittäminen ja sidosryhmien digitaitojen kehittäminen.

Muut johtoryhmältä ääniä saaneet teemat olivat IT-ympäristön kehityksen ennakointi, tehokas digitaalinen johtajuus, digitaalisen yhteistyön kulttuuri, strateginen lähestymistapa informaation hallintaan sekä innovaatio- ja kokeilukulttuurin edistäminen.

Seuraavaksi kohti konkretiaa

Johtoryhmän työskentelyn tulokset koottiin loppuraporttiin, johon lisättiin myös muita digitiekarttatiimin havaintoja ja suosituksia. Ne liittyivät esimerkiksi siihen, kuinka teknologiainvestoinnit on syytä kytkeä kokonaisarkkitehtuurityöhön ja että järjestelmien tuotantoon vientiin tarvitaan hallittu prosessi. Myös järjestelmien omistajuuksien tulee olla selkeästi määritellyt. Teknologiainvestointien suhteen on tärkeää miettiä, mitä teknologian avulla halutaan saavuttaa, mitkä ovat laajemmat tavoitteet sekä millaista ylläpitoa ja koulutusta järjestelmien käyttö vaatii, jotta hyödyt realisoituvat. IT-tiimiltä toivottiin myös aktiivisuutta eri ryhmien tarpeiden kartoittamiseksi jalkautumalla organisaation eri osastoille. Digitaalisen muutoksen mahdollistamiseksi tarvitaan kauttaaltaan lisää vuorovaikutusta Diakin eri toimintojen (koulutus, TKI, it-palvelut, hallinto ja viestintä) välillä.

Digitiekarttatyön seuraavassa vaiheessa lähdetään määrittelemään konkreettisia toimia strategisten tavoitteiden edistämiseksi ja uuden kilpailukykyisemmän korkeakoulun rakentamiseksi. Tulevaisuudessa on tarpeen myös pohtia sitä, miten opiskelijat kutsutaan mukaan kehitystyöhön.

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2024061753350