Hyvän vuorovaikutuksen kymmenen sääntöä

Tässä jutussa esitellään hyvän vuorovaikutuksen kymmenen sääntöä, jotka perustuvat Saksan johtavan vuorovaikutusvalmentaja Wladislaw Jachtchenkon tutkimukseen (Jachtchenko, 2022).

1. Ole valmis ymmärtämään toista.

Onnistut siinä, kun pyrit vilpittömästi kuuntelemaan, mitä sanottavaa toisella on. Aito kuuntelu vaatii sen, ettet tee tai ajattele vuorovaikutustilanteessa mitään muuta. Lisäksi aito ymmärtäminen vaatii avoimuutta toisen osapuolen argumenteille ja mielipiteille. Jokainen meistä on ajan mittaan kehittänyt itselleen toimivan ja johdonmukaisen ajattelurakennelman, jonka kaavan mukaan on helppoa ja mukavaa toimia. Vuorovaikutustilanteessa useampi ajattelurakennelma törmää yhteen. Mitä jäykemmin tässä tilanteessa pidetään omasta rakennelmasta kiinni, sitä pienemmällä todennäköisyydellä yhteisymmärrys löytyy. Jääräpäisyys ei tee vuorovaikutukselle hyvää. Siksi on tärkeää kehittää taito, joka mahdollistaa uusien näkökulmien vastaanottamisen ja pohtimisen. Vain tämän taidon avulla yksilöllä on mahdollisuutta oppia vuorovaikutustilanteessa jotain uutta.

Jos haluat aidosti ymmärtää toista, vältä seuraavia virheitä: Opi pois itsekeskeisyydestä. Kun kuuntelet toista, älä mieti samanaikaisesti, mitä aiot itse seuraavaksi sanoa. Älä pyri heti tyrkyttämään omaa mielipidettäsi, vaan mieti ja kommentoi mieluummin keskustelukumppaniesi puheenvuorojen sisältöjä. Älä keskeytä. Voi olla, että puhekumppaniesi puheenvuoroissa on selviä virheitä tai että ne ovat vain osittain totta. Opi erottamaan faktatieto ja mielipiteet toisistaan.

2. Mieti viestisi avainsisältö etukäteen.

Jos kyseessä on lyhyt puheenvuoro, sähköpostiviesti tai ääniviesti, keksi itsellesi yksi ”iskulause”, joka kiteyttää viestisi sisällön. Sen avulla vältyt rönsyilyltä ja pystyt ytimekkäästi ilmaisemaan asiasi. Kollegat kiittävät, koska säästät heidän arvokasta työaikaansa ja myös heidän hermojaan. Samalla edistät tehokkuutta. Selkeys, loogisuus ja yksiselitteisyys kuuluvat hyvän puheenvuoron ominaispiirteisiin. Tämä tarkoittaa myös sitä, että omassa puheenvuorossa ei saa olla sisällöllisiä ristiriitaisuuksia.

Vältä siis puhumista ilman selkeää kuvaa puheenvuorosi sisällöstä siinä toivossa, että punainen lanka tai ajatus löytyisivät mahdollisesti puheenvuoron aikana. Tällainen toiminta on epäkunnioittavaa muita kohtaan. Ajatuksen pitää olla kirkkaana mielessä ennen omaa puheenvuoroa. Myös puheenvuoron aikana ei saa eksyä tieltä.

3. Olet vastuussa siitä, että viestisi menee perille.

Usein puhekumppani haluaisi kyllä ymmärtää toista, mutta ongelmana on se, ettemme osaa ilmaista itsemme riittävän selkeästi ja ymmärrettävästi. Muotoile viestisi niin, että puhekumppanisi ymmärtää sen. Ota huomioon hänen tieto- ja taitotasonsa, hänen persoonallisuutensa sekä myös konteksti ja vireystila. Eri persoonallisuustyypeille kannattaa esitellä asiansa eri tavalla.

Nykyään käytetään paljon W.M. Marstonin typologiaan perustuvaa niin kutsuttua neljän värin persoonallisuustyyppimallia. Hallitseva (punainen) henkilö on suora, päättäväinen ja tulosorientoitunut. Vaikuttava (keltainen) henkilö on sosiaalinen, kommunikoiva ja tiiminrakentaja. Vakaa (vihreä) henkilö on rauhallinen, lojaali ja tiimityöskentelijä. Tunnontarkka (sininen) henkilö on järjestelmällinen, tarkka ja ammattimainen. (Scullard & Baum, 2015.)

Jos haluat vakuuttaa toisen henkilön esimerkiksi siitä, että seminaareja pitäisi jatkossa järjestää hybridimuodossa, saat sinisen tyypin puolellesi, kun perustelet hänelle asian faktatietojen ja yksityiskohtien avulla. Punainen tyyppi taas tarvitsee yksiselitteisiä sääntöjä ja selkeää viestintää. Yksityiskohtien sijaan hän kaipaa informaatiota siitä, miten jatkossa toimitaan. Keltainen tyyppi innostuu ajatuksesta parhaiten silloin, kun se sisällytetään rupatteluun ja muuhun sosiaaliseen toimintaan. Vihreä tyyppi tarvitsee kohteliaan pyynnön ja ystävällisesti muotoillut perustelut siitä, miksi juuri tämä asia on hyväksi koko työyhteisölle.

Hyvä vuorovaikuttaja sopeutuu puhekumppaniinsa kuin kameleontti. Tällä taidolla puhekumppani tulee suuremmalla todennäköisyydellä ymmärtämään ja sisäistämään viestin sisällön. Ei ole kyse teeskentelemisestä tai itsensä muuttamisesta vaan siitä, että vuorovaikutuksellinen toteutus muutetaan vastapuolelle sopivaksi.

4. Löydä puhekumppanisi kanssa yhteinen pohja.

Sympaattinen, miellyttävä ja samanlaisuuksiin perustuva pohja tekee tulevalle keskustelulle aina hyvää. Mitä enemmän yhteistä löytyy, sitä enemmän syntyy myös sympatiaa ja ymmärrystä toista kohtaan.

Ammattitaitoinen vuorovaikuttaja aloittaa keskustelun aina luomalla yhteisen pohjan. Kyseessä on niin kutsuttu ”similarity attaction principle”. Sen mukaan ihmiset, jotka löytävät toisistaan samanlaisuuksia, viihtyvät keskenään paremmin kuin ihmiset, joilla ei ole mitään yhteistä pohjaa. Jos et tunne vuorovaikutustilanteeseen osallistuvia henkilöitä ennestään, voit ottaa heistä etukäteen selvää esimerkiksi internetin avulla. Jos on tiedossa asioita, joista ollaan varmasti eri mieltä, kannattaa korostaa samanlaisuuksia. Voit ennen tapaamista myös pohtia, minkälaisia mahdollisia konfliktin aiheita saattaa syntyä ja varautua niihin etukäteen.

5. Ihminen on aina etusijalla.

Hyvin yleinen virhe työelämän vuorovaikutustilanteissa on liiallinen asiakeskeisyys. Onnistuneen vuorovaikutuksen perustana on kuitenkin aina ihmisten välinen suhde. Jos vuorovaikutustilanteeseen osallistuvien henkilöiden kesken ei ole ystävällisyyden, luottamuksen ja turvallisuuden ilmapiiriä, voi keskusteluun käytetty aika valua hukkaan. Psykologinen turvallisuus perustuu myönteisiin tunteisiin ja siihen, että positiiviset tunteet ruokkivat kiinnostusta ja intoa keskusteluun. Jos toinen osapuoli on tunnettu hyökkäävästä, negatiivisesta tai ilkeästä käytöksestään, harva haluaa olla tekemisissä hänen kanssaan.

Psykologinen turvallisuus perustuu myönteisiin tunteisiin ja siihen, että positiiviset tunteet ruokkivat kiinnostusta ja intoa keskusteluun.

On tärkeää luoda ja ylläpitää myönteinen tunnelma ja psykologisesti turvallinen tila, jonka avulla on mahdollista keskustella myös kipeistä asioista. Psykologisella turvallisuudella tarkoitetaan ilmapiiriä, jossa on turvallista ottaa sosiaalisia riskejä. (TTL, 2023.) Itse kukin pystyy tukemaan psykologista turvallisuutta olemalla asiallinen, kohtelias ja ystävällinen mahdollisista erimielisyyksistä huolimatta.

6. Noudata dialogissa myötäelävän vuorovaikutuksen periaatteita.

Dialogi ei ole kilpailu eli kyse ei ole voittamisesta tai häviämisestä. Aidossa dialogissa kaikki osapuolet ovat voittajia. Jos henkilö A osasi vakuuttaa henkilön B omilla argumenteillaan, molemmat ovat voittajia, koska henkilö A on auttanut henkilöä B päivittämään omaa maailmankuvaansa ja ajattelurakennelmaansa. Hyvä harjoitus tämän ajatuksen vahvistamiselle on kirjoittaa itselleen muistiin niitä asioita, joita on toiselta keskustelun aikana oppinut. Tämä auttaa myös harjoittelemaan kuuntelemista ja keskittymistä.

M.B. Rosenberg kehitti myötäelävän vuorovaikutuksen teorian. Sen mukaan onnistuva vuorovaikutus muodostuu neljästä osasta. Ensin tehdään mahdollisimman objektiivinen havainto asiasta tai tilanteesta ilman syytöksiä tai kritiikkiä. Sen jälkeen ilmaistaan, mitkä tunteet asia herättää. Kolmas vaihe on tarpeiden ilmaiseminen ja neljäs vaihe on pyyntö. (Rosenberg, 2015.) Noudattamalla tätä neljän vaiheen sääntöä voidaan keskustella myös kipeistä aiheista asiallisesti: koska emme hyökkää toista vastaan, ei vastapuolellakaan ole syytä puolustautumiseen. Hyökkäys ja puolustus eivät johda keskustelussa mihinkään. Dialogi ei siis ole taistelu tai kamppailu. Hyvässä dialogissa kaikki osapuolet kuuntelevat toisiaan ja kohtelevat toisia arvostavasti. Yhteisenä tavoitteena on sellaisen ratkaisun löytäminen, joka sopii kaikille. Ilman kompromissivalmiutta päästään harvoin hyviin ratkaisuihin. Silloin kokouksesta lähtee vähintään aina yksi henkilö, joka ei ole tyytyväinen keskusteluun ja lopputulokseen, koska hänen näkemyksiään ei ole huomioitu.

7. Kuuntele toista osapuolta hyväntahtoisesti.

Tämä vaatii sen, että luovut pyrkimyksestäsi olla oikeassa. Jos aiot olla hinnalla millä hyvänsä oikeassa, keskityt ainoastaan toisen osapuolen virheisiin ja argumentoinnin epäloogisuuksiin. Vaikka kaikki ajatukset ja argumentit eivät välttämättä ole ajateltu aivan loppuun asti, lähes jokainen puheenvuoro sisältää jonkun ”totuuden pisaran”.

Asiantuntevalla vuorovaikuttajalla on keskustelussa hyväntahtoinen asenne muita kohtaan. Hyväntahtoinen kuuntelu ei ole passiivinen prosessi, jossa pelkästään ajatellaan, missä toinen kenties voisi olla oikeassa, vaan päinvastoin aktiivinen prosessi, jossa pyydät toista tarkentamaan ja täsmentämään omia ajatuksiaan ja näkemyksiään.

8. Kysy ja vastaa esitettyihin kysymyksiin aidosti ja rehellisesti.

On ihmisiä, jotka eivät esitä keskustelun aikana yhtäkään kysymystä. Yleensä näillä henkilöillä on taipumusta puhua itse paljon. Tämä aiheuttaa vaikutelman, ettei heillä ole kiinnostusta kyseistä asiaa kohtaan tai että heitä kiinnostavat ainoastaan omat mielipiteet. Tällöin ei voida puhua dialogista vaan ”yksisuuntaisesta tiestä”, joka lopulta johtaa umpikujaan. Lisäksi on ihmisiä, jotka eivät vastaa esitettyihin kysymyksiin joko ollenkaan tai vastaavat vain epäsuorasti. Tällaiset henkilöt taas vaikuttavat sulkeutuneilta.

Hyvä vuorovaikuttaja esittää keskustelun kulkua edistäviä avainkysymyksiä ja vastaa esitettyihin kysymyksiin ytimekkäästi. Avoin kysymys on hyvä valinta – varsinkin ”Miksi” ja ”Kuinka” -kysymyksillä saa muita osallistujia helposti kertomaan enemmän ajatuksistaan tai motivaatioistaan.

9. Vältä manipulointia.

Tarkkaile keskustelun aikana, yritetäänkö sinua manipuloida. Manipuloiva retoriikka on ihmissuhteiden kannalta erittäin haitallista, koska ennemmin tai myöhemmin ihmiset huomaavat, että heitä manipuloidaan ja he kokevat tulleensa huijatuiksi. Manipulaatiostrategioihin kuuluvat muun muassa valehtelu, tiedon panttaaminen, kaunistelu, valeargumenttien käyttö sekä tahallinen väärinymmärtäminen eli epärehellinen ja vilpillinen käytös vuorovaikutuksen aikana. Jos huomaat vuorovaikutustilanteessa manipuloivaa käytöstä, ota asia puheeksi. Korosta, että arvostat rehellistä ja vilpitöntä käytöstä.

10. Paranna vuorovaikutusta itsesi kanssa.

Kommunikointi itsensä kanssa on erittäin tärkeä osa arkivuorovaikutusta. Suurin virhe on liiallinen itsekritiikki ja itsensä mollaaminen. Elämme yhteiskunnassa, jossa kiinnitetään paljon huomiota virheisiin ja tavoitellaan täydellisyyttä. Tämä ajattelutapa on niin sisäistetty, että yksilötasollakin moitimme itseämme, tunnemme syyllisyyttä ja loukkaamme itseämme varsinkin silloin, kun olemme tehneet virheen tai emme ole pystyneet täyttämään toisen ihmisen odotuksia.

Hyvä vuorovaikuttaja kommunikoi itsensä kanssa arvostavasti ja ystävällisesti. Tehokas tapa päästä eroon sisäisestä kriitikosta on antaa tälle oma ”vastaanottoaika” puoli tuntia kerran päivässä (Corssen, 2016). Negatiivisen ajatuksen tai kommentin tullen sisäiselle kriitikolle voi sanoa: ”Sinulla on varattu aika, nyt minulla on parempaa tekemistä, tule silloin, jos sinulla on jotain asiaa.” Vastaanottoaikana on lähes huvittavaa kuunnella sisäisen kriitikon kommentteja ja yleensä tämä sessio on jo muutaman minuutin päästä ohi.

Lähteet

Corssen, J. (2016). Das Corssen-Prinzip. Die vier Werkzeuge für ein freudvolles Leben. Arkana Verlag.

Jachtchenko, W. (2022). Das Geheimnis der erfolgreichen Alltagskommunikation. Werde zu Kommunikations-Genie. Remote Verlag.

Rosenberg, M. B. (2015). Nonviolent Communication. A Language of Life. Puddle Dancer Press.

Scullard, M. & Baum, D. (2015). Everything DiSC® Manual. John Wiley & Sons Inc.

TTL. (2023). Pelotta töissä – psykologinen turvallisuus työyhteisössä. https://www.ttl.fi/oppimateriaalit/pelotta-toissa-psykologinen-turvallisuus-tyoyhteisossa

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023052547913