Advisory Board korkeakoulun strategisena sparraajana

Tässä blogikirjoituksessa annamme vinkkejä Advisory Boardin hyödyntämiseen korkeakoulun tai minkä tahansa organisaation johtamisen kehittämisessä. Vinkit perustuvat omaan Advisory Board -matkaamme Diakissa.

Advisory Board on organisaation johdon rinnalla toimiva ulkopuolinen neuvonantajaryhmä, jolta haetaan esimerkiksi näkökulmia tai näkemyksiä johtamiseen ja kehittämiseen. Advisory Board oli Diakissa osa johtamisjärjestelmää. Advisory Boardilla ei ole kuitenkaan osakeyhtiölaissa määriteltyä vastuuta.

Tee pohjatyö hyvin

Advisory Boardin hyödyntämisestä johtamistyön tukena kiinnostuneen kannattaa tutustua ensin Advisory Boardeja koskevaan kirjallisuuteen ja artikkeleihin. On hyödyllistä myös benchmarkata muiden kokemuksia.

Ennen toiminnan aloittamista on tärkeää pohtia, miksi Advisory Board tarvitaan, mitä siltä odotetaan ja mikä on sen keskeisin tehtävä. Kootaanko Advisory Board tukemaan jonkin tietyn teeman kehittämistä organisaatiossasi, vai onko se yleinen johtamisen neuvonantajaelin? Onko se kenties tulevaisuuden ennakoinnin työryhmä?

Diakissa asetimme ensisijaiseksi tavoitteeksi sen, että Advisory Boardin tulisi tukea meitä brändimme uudistamisessa. Toiminnan kehittyessä siitä muovautui ennemminkin strategisen johtamisen neuvonantajakaarti, joka pystyi antamaan näkemyksiä tulevaisuuden tarpeista sekä tukemaan Diakin strategiatyötä. Brändinkin uudistamisessa se oli vahvasti mukana, mutta siinä ei jälkikäteen arvioiden ollut riittävästi työsarkaa Advisory Boardillemme.

Ennen toiminnan aloittamista on tärkeää pohtia, miksi Advisory Board tarvitaan, mitä siltä odotetaan ja mikä on sen keskeisin tehtävä.

Panosta ryhmän kokoonpanoon

Ryhmän kokoaminen on vahvasti riippuvainen edellisestä kohdasta. Vasta kun ryhmän tavoite ja tarkoitus on selvillä, kannattaa alkaa pohtimaan jäsenten nimeämistä.

Jos esimerkiksi organisaation keskeisenä tavoitteena on kasvaa edelläkävijäksi tekoälyn hyödyntäjänä omalla alallaan, niin silloin ryhmä kannattaa koostaa jäsenistä, joilla on tähän annettavaa erilaisista näkökulmista. Kaikkien Advisory Boardin jäsenten ei kannata olla tekoälykonsultteja, vaan voisiko mukaan mahtua myös joku tekoälyyn kriittisemmin suhtautuva, tai kenties joku, joka tarkastelee tekoälyn eettisiä ulottuvuuksia?

Ryhmän jäsenet kannattaa tavata ja tavoitteet sekä Advisory Boardin rooli kuvata heille jo alkuvaiheessa, ennen kuin päätökset henkilön mukaan ottamisesta tehdään. Myös käytännön asiat on syytä käydä läpi ja varmistaa, että henkilöllä on varmasti aikaa ja sitoutumishalukkuutta toimintaan. Jäsenelle kannattaa myös avata, mitä hän itse parhaimmillaan työskentelystä saa.

Diakin ryhmä koostui alun perin kuudesta jäsenestä, joilla oli syvällinen kokemus tulevaisuuden, datan, analytiikan, vaikuttavuuden, brändin, markkinoinnin, politiikan, kirkon alan, sosiaali- ja terveysalan sekä kehitysyhteistyön teemoista.

Heitä yhdisti myös arvopohja sekä kehittämishalukkuus. Yhteiset arvot ja tulevaisuusorientaatio olivat avain siihen, että jäsenet ottivat Diakin asian omakseen. Diakin tavoitteet koettiin ikään kuin yhteisiksi, ja ryhmän dynamiikka koettiin harvinaisen onnistuneeksi.

Valmistele työskentelyt hyvin

Diakissa Advisory Boardin yhteisiä työskentelytapaamisia oli noin viisi vuodessa. On tärkeää panostaa työskentelyiden etukäteisvalmisteluun. Myös käytännön järjestelyt on syytä hoitaa huolella, jotta puutteelliset kokousjärjestelyt eivät häiritsisi kokoontumisten kulua ja onnistumista.

Diakin Advisory Boardin jäsenet kertoivat palautteessaan, että heitä motivoi toiminnassa se, että he pääsivät aidosti vaikuttamaan Diakin tulevaisuuteen. He kokivat keskustelut erittäin inspiroiviksi myös oman työnsä kannalta ja saivat omien sanojensa mukaan jokaisesta tapaamisesta eväitä myös omaan työhönsä.

Hyödynnä anti omassa organisaatiossasi

Jotta keskustelut ja ideat eivät jää vain Advisory Boardin kokouksiin osallistuneiden tietoisuuteen, on tärkeää huolehtia raportoinnista ja sisäisestä tiedottamisesta omassa organisaatiossa.

Jo ennen toiminnan aloittamista on tärkeää miettiä, mikä on Advisory Boardin suhde  esimerkiksi oman organisaation hallitukseen ja miten hallituksen jäsenille kulkee tieto Advisory Boardin kokousten annista. Myös johtoryhmä on syytä pitää tietoisena ja sitä on hyvä osallistaa vahvasti Advisory Boardin kokouksiin aina tarvittaessa. Työyhteisölle on tärkeää viestiä ryhmän roolista, tarkoituksesta, tavoitteista ja jäsenistä mahdollisimman avoimesti.

Onnistunut kokemus

Kaiken kaikkiaan Advisory Board -toiminta Diakissa on ollut onnistunutta ja siitä on ollut monenlaista hyötyä. Työskentely on tuottanut uusia, raikkaita näkemyksiä ja konkreettisia ajatuksia Diakin strategiseen kehittämiseen. Advisory Boardin entiset jäsenet tuntevat nyt Diakin toiminnan ja he ovat arvokkaita kontakteja sekä Diakin puolestapuhujia.

Advisory Board -toimintaa voi suositella johtajille, jotka haluavat verkostoitua ja saada omistautuneita ulkoisia kumppaneita strategiseen kehittämiseen.

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2025041125755