Juttutyyppi  Artikkeli

Työ ja vuorovaikutus monitoimitilassa

Monissa työorganisaatioissa, myös monissa ammattikorkeakouluissa, on viime vuosina siirrytty työskentelemään monitoimitiloihin. Työtilojen muutokset herättävät kysymyksiä siitä, miten työnteko muuttuu avoimessa tilassa ja mikä on oikeastaan työprosessien ja työtilojen muotoilun välinen suhde. 

Tarkastelimme näitä kysymyksiä Diakonia-ammattikorkeakoulun (Diak) uusiin tiloihin kohdistuneessa pienessä epämuodollisessa tapaustutkimuksessa. Diakin toiminnot Etelä-Suomessa muuttivat uusiin toimitiloihin Helsingin Kalasatamaan tammikuussa 2016. Tällöin opettajien työtilat vaihtuivat työhuoneista avokonttoriksi.

Opetustiloissakin tapahtui muutoksia, sillä joissakin tiloissa on esimerkiksi seisontapöytiä ja säkkituoleja.

Uutta toimitaloa luonnehti yleisesti aiempaa epämuodollisempi ote. Muutoksen myötä Diakin pääkaupunkiseudun kolme eri kampusta yhdistyivät uudessa toimitalossa.

Tapaustutkimuksemme aineisto koostuu uudessa toimitalossa työskentelevien kertomuksista, heidän ottamistaan valokuvista sekä ryhmähaastatteluista, joissa muun muassa tulkittiin työtiloista otettuja valokuvia ja puhuttiin työnteon luonteesta uudessa toimitalossa.

Kiitämme lämpimästi tutkimukseen osallistuneita Diakin työntekijöitä. Tutkimusetiikan mukaisesti emme kerro nimiä aineistositaattien yhteydessä.

Työhuoneista avokonttoriin

Entisen oppilaitostilojen sisäilmaongelmat aiheuttivat monille työntekijöille terveydellisiä ongelmia, mistä syystä monet toivoivat uusilta tiloilta parempaa sisäilmaa. Toisaalta pelättiin, että avonaiset työtilat pakottaisivat hiljaisuuteen tai että niissä vallitseva meteli haittaisi keskittymistä.

Ihan loistava tämä meidän digiloikka. Oikeastaan tässä muutossa monet näkivät, etteivät tarvitse niitä mappeja eikä niitä tarvitse haikailla. Entisen oppilaitostilojen sisäilmaongelmat aiheuttivat monille työntekijöille terveydellisiä ongelmia, mistä syystä monet toivoivat uusilta tiloilta parempaa sisäilmaa. Toisaalta pelättiin, että avonaiset työtilat pakottaisivat hiljaisuuteen tai että niissä vallitseva meteli haittaisi keskittymistä.

Uudessa toimitalossa henkilökohtaisten tavaroiden säilytystila sisältää vain yhden pienen lukittavan kaapin, joten muutto pakotti hävittämään vanhoja papereita ja kirjoja. Tämä joudutti jo aikaisemmin alkanutta työprosessien digitalisoitumista.

Uuteen toimitaloon kohdistuneet epäilyt hälvenivät useimmilla nopeasti ensimmäisten työpäivien jälkeen, uudet tilat olivat valoisat ja avarat. Jotkut myös pitivät siitä, että henkilökohtaisen säilytystilan vähäisyys pakotti siirtymään nopeasti digitalisoituneeseen työtapaan. Monet myös kertoivat, että he olivat ylpeitä uudesta hienosta talosta. Ylpeys talosta loi yhteenkuuluvaisuuden tunnetta ja yhteisöllisyyttä. Taloa oli hienoa esitellä vieraille. 

Tutkimukseen osallistuneet Diakin työntekijät ottivat yhteensä 513 valokuvaa, joiden kautta he toivat esille uuden työympäristön tärkeimpiä tai silmiinpistävämpiä ominaisuuksia. Viisi suosituinta kuvien aihetta olivat kirjoitetut ohjeet, infotaulut (58 kuvaa), pääportaikko (46 kuvaa), toimitalon ympäristö (35 kuvaa), ruokala (32 kuvaa), opettajien ja muun henkilökunnan työtilat (31 kuvaa) sekä tietotekniikka ja näyttöjen näkymät (25 kuvaa).

Valokuvissa uusi toimitalo näyttäytyy siis paikkana, jossa toimitaan ohjeiden mukaan, tai ainakin ohjeita on runsaasti näkyvissä kirjoitettuna tai tietokonenäytöillä. Työ tapahtuu avotiloissa ja niissä keskeisin väline on tietokone.

Uusi toimitalo on valoisa ja avara. Toimitaloon ja sen estetiikkaan oltiin yleisesti tyytyväisiä.

Eri työntekijäryhmien kuvat poikkesivat jossakin määrin toisistaan, sillä erilaiset työtehtävät johtivat erilaisiin tapoihin tarkastella työympäristöä. Tässä artikkelissa esitetyt näkemykset heijastavat ensisijassa opettajien näkökulmia. He ovat koulun suurin työntekijäryhmä.

Vuorovaikutus monitoimitilassa

Monitoimitilaan siirtyminen on lisännyt työtekijöiden välistä vuorovaikutusta ja kynnys asioiden hoitamiseen on madaltunut. Työtovereita ”tulee sekalaisesti vastaan”, ja epävirallisista keskusteluista saattaa syntyä hedelmällistä yhteistyötä ikään kuin vahingossa.

Vuorovaikutuksen määrä on kasvanut. Näin tulkitsen. Että semmoinen suunnittelematon kohtaaminen on tuottanut uusia ajatuksia, ainakin itsellä, vaikka esimerkiksi aluekoordinaattorit ja hanketyöntekijät ovat samassa tilassa. Kyllä tuo vitosen kahvitila tuottaa enemmän niitä kohtaamisia ja vuorovaikutusta kuin aikaisemmin.

Erityisesti henkilökunnan vapaamuotoista kahvitilaa, jossa kahvittelu on ilmaista, kehuttiin vuorovaikutusta edistäväksi tilaksi.

Haastateltavien puheessa korostuu vuorovaikutus, ideointi, eri ammattiryhmien kohtaaminen sekä suunnittelemattomuus.

Aamuisin kahvihuonealue viidennessä kerroksessa on hyvä paikka aloittaa työpäivä. Ottaa kahvia ja jutella työkavereiden kanssa. Välillä avaan tuolla myös kannettavan ja teen töitä. Siellä on pehmeät penkit ja tuolit, viihtyisä porina ympärillä, johon voi osallistua, ja kuppi kahvia. Työnantajan tarjoama kahvi on iso asia oman työhyvinvointini ja viihtyvyyden kannalta. Alkuvuoden aikana on tullut myös uusia tuttuja, nyt kun koko etelän alueella töitä tekevä väki on saman katon alla. Oli hyvä päätös muuttaa kaikille uuteen paikkaan, sillä näin pääsemme tekemään yhdessä uutta yhteisöä.

Tämä avokonttori on raskaampi talo. Kun tämä on joka puolelta auki. Mä olen paljon väsyneempi täällä työpäivän jälkeen.

Pääsääntöisesti työntekijät kokivat avoimen työtilan myönteisenä muutoksena, mutta toisaalta avoimuus on myös rasittavaa.

Kuvituskuva

Arkipäivän havaintomme tilojen käytöstä tukevat myös sitä johtopäätöstä, että eri ryhmät ja yksilöt eivät ainoastaan koe tiloja eri tavoin, vaan myös käyttävät niitä eri tavoin. Henkilöstöhallinnolla ja johtajilla on omat työpisteensä avotiloissa, ja etenkin henkilöstöhallinto työskentelee paljon työpaikalla eikä etänä.

Emme enää kohtaa, sillä ihmisiä tapaa sekalaisesti. On muodostunut vaeltajakansa, kodittomat. Meistä tuli erillisiä haahuilijoita, nomadeja, jotka etsivät paikkaa päätelaitteillemme ja piuhoillemme. Enää ei tiedä missä joku on, jos hän ei ole paikallaan. Ei voi tietää missä hänet seuraavan kerran tapaa, vaan täytyy lähettää sähköpostia tai tekstiviestiä. Ennen pystyi menemään työhuoneen oven taakse koputtamaan oveen.

Ammattikorkeakoululla on paljon yhteyksiä ympäröivään yhteiskuntaan (mm. työharjoittelujen ohjaukset, hanketyö, kokoukset yhteistyökumppaneiden kanssa, konferenssimatkat, opettajavaihto) ja suuri osa henkilökunnasta tekeekin osan työtehtävistään muualla kuin työpaikan tiloissa tai kotona.

Pitkien akateemisten kirjoitusten tekeminen on todennäköisesti siirtynyt suurimmaksi osaksi koti- ja muuksi etätyöksi, sillä rajalliset henkilökohtaiset säilytystilat eivät mahdollista omien papereiden ja kirjojen käyttöä. Pieni vähemmistö työntekijöistä on omaksunut sellaisen strategian, että se käy työpaikalla hyvin harvoin.

kuvituskuva

Tavallisena arkipäivänä ei ole minkäänlaista ongelmaa löytää työpistettä avotiloista, vaikka työpisteet loppuisivatkin kesken. Suuren liikkuvuuden takia on hyvin tavallista, että kollegat kommunikoivat toisilleen sähköpostitse.

Toisin sanoen monitoimitilan vuorovaikutuksessa korostuu kommunikatiivisuus ja yhteistoiminnallisuus, mutta toisaalta joidenkin mielestä se myös hajottaa aiempia tapoja tavoittaa kollegat ja kommunikoida heidän kanssa. Lisäksi eri ammattiryhmät ja yksilöt näkevät, tulkitsevat ja käyttävät tiloja eri tavoin. Eri ryhmät ja yksilöt ovat siis omaksuneet erilaisia strategioita tilojen käytössä. Ammattikorkeakoulussa tehtävän työn luonne antaa tähän hyvä mahdollisuudet.

Toimisto- ja koulutyön nykytila ja tulevaisuus

Edellä on tarkasteltu Diakin uutta toimitaloa ja henkilökunnan ensimmäisiä kokemuksia siitä. Uusi toimitalo ei kuitenkaan todennäköisesti ole mikään erityistapaus vastaavien uusien toimisto- ja koulurakennusten rinnalla. Monet uudet toimitalot noudattavat samantyyppistä muotoilua: lasin, teräksen ja valkoiseksi maalatun betonin avaraa estetiikkaa. Esimerkiksi Laurea-ammattikorkeakoululla on hyvin samantapainen toimitalo Porvoossa.

Työtilojen muotoiluun ovat vaikuttaneet uudet johtamisen opit, joiden mukaan työntekijöiden lisääntyvä vuorovaikutus tuottaa parempia tuloksia.

Uusi yhteistyötä korostava ja suurelta osin uuden tietotekniikan avulla toteutuva työprosessi lienee antanut työntekijöille lisää autonomiaa. Toisaalta työprosessin valvonta ja sen vaiheiden sääntely tietojärjestelmien avulla on säilyttänyt työhön liittyvää valvontaa ja tayloristisia piirteitä. Tulevaisuudessa on mielenkiintoista nähdä, missä suhteissa työprosessin kontrollin ja autonomian välinen suhde tulee kehittymään.

Avoimet monitoimitilat viittaavat itse toimitalon ulkopuolelle. Työnteko onkin siirtynyt lisääntyvässä määrin muualle kuin varsinaisiin toimitiloihin. Tulevaisuudessa on mahdollista, että ammattikorkeakouluissa ja muissa vastaavissa organisaatioissa työn tekeminen tulee tapahtumaan entistä enemmän muualla kuin koulun toimitiloissa.

Tämä avaa mielenkiintoisia näkymiä siitä, miten ammattikorkeakoulujen työprosessit jalkautuvat kahviloihin, kirjastoihin, erilaisiin julkisiin tiloihin, yrityksiin ja muihin työorganisaatioihin. Tällaisen kehityksen ääripäässä olisi tilanne, jossa koululla olisi vain minimaaliset omat toimitilat, kuten opinto- ja hallintotoimisto.

Kuvitus: Tiina Liuska
Kuvat: Meeri Utti ja Riku Isohella
Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2018121050285

Lähteet

Böhme, G. (2016). Ästhetischer Kapitalismus. Berlin: Suhrkamp.

Kinnunen, M., Lempiäinen, K. & Peteri, V. (2017). Konttorista monitilatoimistoksi. Työn tilojen etnografinen analyysi. Sosiologia 54 (2), 110-127.

Latour, B. (2005). Reassembling the Social. An Introduction to Actor-Network-Theory. Oxford: Oxford University Press.

Löw, M. (2001). Raumsoziologie. Berlin: Suhrkamp.