Hyvä hankesuunnitelma kypsyy avoimessa ilmapiirissä

Onnistunut suunnitteluprosessi on avain vaikuttavaan hanketoimintaan, sillä rahoituksen varmistuttua monella hankkeella on hankaluuksia mm. kohderyhmän tavoittamisessa, toimijoiden sitoutumisessa ja toiminnan juurruttamisessa hankkeen aikana.  Kiireettömyys, avoimuus, verkostoituminen ja kohderyhmien kanssa toimiminen ovat avainasemassa onnistuneessa hankesuunnittelussa.

Kohderyhmän toiveet suunnittelun keskiöön – kuuntele ja osallista

Kiireettömyys, avoimuus, verkostoituminen ja kohderyhmien kanssa toimiminen ovat avainasemassa onnistuneessa hankesuunnittelussa.

Esimerkkinämme on Tolppa-hanke, jonka tavoitteena on parantaa työttömien ja työelämän ulkopuolella olevien mielenterveyskuntoutujien elämänhallintaa luontoavusteisten menetelmien ja ryhmätoiminnan avulla. Alkusysäyksenä hankkeen suunnittelulle oli mielenterveyskuntoutujien oma haave päästä luontoon. Idea esiteltiin Mielenvireys ry:n hallitukselle, ja myönteisen vastaanoton jälkeen hanketta alettiin suunnitella.

Mielenterveyskuntoutujien ja hankesuunnittelijoiden keskusteluissa vahvistui yhteinen käsitys luonnossa toimimisen merkittävyydestä mielenterveyskuntoutujille ja heidän osallisuuden kokemuksilleen. Hankkeen suunnittelijoiden omat luontoharrastuskokemukset vahvistivat syntynyttä ideaa luontoperustaisen hanketoiminnan tarpeesta.

Hankesuunnitelman keskiöön nousi Green Care -toiminta, jossa luonnossa toimitaan monimuotoisesti. Vaihtelevia luontoympäristöjä ja toiminnallisuutta yhdistelevällä tekemisellä tavoiteltiin henkilöitä, jotka eivät innostu perinteisistä keskusteluihin perustuvista tapaamisista. Luontoperustaisen toiminnan avulla uskottiin saatavan mukaan erityisesti miehiä, jotka hyötyisivät vapaamuotoisesta keskustelusta toiminnan ohessa.

Hankesuunnittelu etenee verkostoissa – tee toimintaa tutuksi

Hankkeilla on pitkä tie hyvästä ideasta käytännön toteutukseen. Vaikka hanketoiminta kiinnostaakin, monet pitävät sitä monine vaiheineen työläänä. Siksi yhteistyökumppanit pohtivat mukaan lähtemistä pitkään.

Keskeistä eri toimijoiden mukaan innostamisessa on avoimuus, verkostoituminen ja yhteiskehittäminen. Suunnittelussa on vaaraksi, jos panostetaan vain hankehakemusten kirjoittamiseen ja hakuprosessien vaatimuksiin vastaamiseen.

Hanketyössä usko omaan tekemiseen on tärkeää. Verkoston rakentamiseen tarvitaan myös muita innostuneita toimijoita.

Hanketyössä usko omaan tekemiseen on tärkeää.

Tolppa-hankkeen suunnitteluprosessin eri vaiheissa saatiin arvokasta apua Diakin ja THL:n Sosiaalisen osallisuuden edistämisen koordinaatiohanke Sokrasta. Yhdessä pohdittiin tärkeitä yhteistyökumppaneita, ja heitä lähestyttiin yhteistyöpyynnöin. Lisäksi selviteltiin, minkälaista kehittämistyötä aihepiirin parissa on tehty aiemmin sekä toimintaympäristön kehittämistarpeita.

Hankeidean ja toiminnan tutuksi tekemiseksi hankesuunnittelijat tekivät valtavan määrän ”jalkatyötä” lähettämällä sähköposteja, soittamalla puheluita ja tapaamalla kaikkia tulevia yhteistyökumppaneita. Myöhemmin kumppanit kokoontuivat yhteiseen pöytään, missä kaikki saivat osallistua yhteissuunnitteluun ja tuoda omat toiveensa ja panoksensa esiin.

Hankkeen toteuttajaksi sitoutuneen Mielenvireys ry:n hankesuunnittelijat neuvottelivat rahoituksesta eri tahojen kanssa. Rakentavia neuvoja ja tukea saatiin Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksesta, jonne hakemus jätettiin.

Idean tutuksi tekemiseen ja suhteiden luomiseen kului kuukausia. Käydyillä keskusteluilla oli tärkeä rooli hankkeen suunnitteluprosessin onnistumisessa, ja ne sitouttivat yhteistyökumppaneita mukaan.

Idean tutuksi tekemiseen ja suhteiden luomiseen kului kuukausia.

Osatoteuttajaksi mukaan lähti ratsastuskoulu Turkan ratsurinne. Yrityksiä on hankkeiden toteuttajina vain harvoin. Yrittäjä koki, että hankkeeseen sitoutuminen tehtiin helpoksi, koska hankesuunnitelman tekijät selvittivät hankkeeseen liittyvää byrokratiaa.

Hankkeen ansiosta yrittäjä voi tehdä kokeiluja ja kehittää toimintaa uudelle asiakasryhmälle. Yrityksen monipuolinen toimintaympäristö puolestaan tuo monenlaisia mahdollisuuksia Green Care -toimintaan hankkeen osallistujille.

Yhteiskehittäminen ja avoimuus kannattavat – näin onnistut!

Hankkeen suunnittelun vaatima aika oli yllättävän pitkä. Työ oli palkitsevaa, vaikkakin asioiden hidas eteneminen aiheutti hetkittäisiä turhautumisen tunteita. Hankkeen käynnistyttyä kaikki työ kuitenkin palkittiin, ja toiminta pääsi käyntiin ripeästi heti alusta alkaen. Tuolloin oivalsimme syvemmin valmisteluvaiheen merkityksen hankkeen onnistumiselle.

Omien kokemustemme rohkaisemina kannustamme kaikkia hanketoimijoita panostamaan hankkeiden suunnitteluvaiheeseen.

Vinkit hyvään hankesuunnitteluun

1. Panosta valmisteluun. Henkilökohtaisten yhteyksien luomiseen kannattaa varata paljon aikaa ja välttää asioiden jättämistä viime tippaan.
2. Verkostoituminen ja yhteydenotot mahdollisiin hankekumppaneihin vaativat rohkeutta ja uskoa omaan tekemiseen. Kaikki eivät asiasta kiinnostu, mutta yleensä vastaanotto on innostunut.
3. Esittele ideaa mahdollisimman paljon ja avoimesti suunnittelun eri vaiheissa, jotta se tulee tunnetuksi, ja myöhemmin toiminnan käynnistyessä kumppaneiden kanssa on helppo tarttua tuumasta toimeen.
4. Tee mukaan tuleminen helpoksi kumppaneille. Kerro avoimesti omasta osaamisestasi sekä hankebyrokratiasta ja vastuista. Varsinaisten yhteistyösopimusten allekirjoittaminen on edessä viimeistään hankkeen rahoituksen vahvistumisen myötä.
5. Ota mukaan sisältöjen suunnitteluun hankkeen mahdolliset kohderyhmät, yhteistyökumppanit sekä rahoittajat, jolloin kaikki tulevat kuulluksi jo valmistelussa. Se on avain onnistumiseen.

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019080123365