Sähköinen arkistointi – ennalta suunniteltua ja aktiivista toimintaa
Palvelujen digitalisointia on viime vuosina edistetty lainsäädännön keinoin, joten viranomaisilla on velvollisuus tarjota palveluitaan myös digitaalisina. Tulevaisuudessa julkishallinto käsittelee pelkästään digitaalista tietoa. Parhaimmillaan tiedon elinkaari asiakirjan luomisesta sen hävittämiseen tai arkistointiin saakka on täysin digitaalinen.
Kun kehitetään digitaalisia palveluja ja niihin liittyviä prosesseja, on oleellista keskittyä myös tiedonhallintaan: miten prosessien yhteydessä syntyvä tieto luodaan, säilytetään, hävitetään ja arkistoidaan? Palveluiden ja järjestelmien on tuettava tiedon antamista sekä salassa pidettävän tai henkilötietoja sisältävän tiedon suojaamista. Mikäli tiedonhallinnan näkökulmat jäävät huomiotta kehittämistyön yhteydessä, sähköinen arkistointi on mahdotonta toteuttaa kustannustehokkaasti.
Digitaalisten aineistojen hyödyntäminen edellyttää sähköisen arkistoinnin kehittämistä
Sähköinen arkistointi eli sähköinen pitkäaikaissäilytys tarkoittaa yksinkertaistetusti digitaalisten asiakirjojen pitkäaikaista säilytystä digitaalisessa muodossa. Mikä tahansa järjestelmä ei kuitenkaan kelpaa arkistoksi. Pelkän sähköisen arkistointijärjestelmän hankinta ei riitä ratkaisemaan arkistointia, sillä digitaaliselle arkistoinnille on tietyt kriteerit.
Jatkossa voimme käyttää yhä laajenevaa tietoaineistoa kotoa käsin. Kun asioimme viranomaisen kanssa, meitä kiinnostava tieto on sähköisessä muodossa, jolloin se on myös helposti siirrettävissä meille samassa muodossa. Tavalliselle ihmiselle jää näkymättömäksi tähän liittyvä taustatyö, johon kuuluu myös digitaalisen arkistoinnin kehittäminen.
Suomessa on viime vuosina kehitetty valtakunnallisia ratkaisuja (SAPA, KDK-PAS) viranomaisaineistojen digitaaliseen arkistointiin. Terveydenhuollossa on otettu käyttöön KANTA-arkisto, ja sosiaalipuolella valmistellaan KanSa-arkiston käyttöönottoa.
Valtakunnalliset ratkaisut tulevat hitaasti käyttöön. Laitteistot ja ohjelmistot vanhenevat, joten organisaatiot joutuvat hankkimaan arkistojärjestelmiä varmistaakseen informaation säilymisen.
Metatietojen ja luokittelun avulla asiakirja on oikeassa paikassa oikeaan aikaan
Yksittäinen paperinen asiakirja on harvoin tarpeellinen tai riittävän informatiivinen, jos emme tiedä, missä yhteydessä se on syntynyt ja mihin se liittyy. Ilman näitä tietoja siltä puuttuu todistusvoima. Esimerkiksi mikä tahansa paperilappunen ei riitä todistukseksi henkilön saamasta koulutuksesta, vaan todistusvoiman takaamiseksi laaditaan määrämuotoisia asiakirjoja, jotka usein allekirjoitetaan.
Digitaalisen asiakirjan todistusvoiman varmistamiseksi sen yhteyteen kerätään metatietoja. Lisäksi asiakirja liitetään luokituksen avulla asiayhteyteensä. Tiedonhallinnan apuvälineinä kerätään lokitietoja asiakirjan suojaamiseksi sekä käytettävyyden ja luotettavuuden takaamiseksi. Tarvittaessa myös käyttäjäoikeuksia rajataan.
Metatietojen ja luokittelun avulla asiakirja on oikeassa paikassa oikeaan aikaan: käyttäjä tietää, että kyseessä on vaikkapa dokumentin viimeinen versio, hän voi selvittää muokkaajat sekä dokumentin käytön rajoitukset.
Parhaimmillaan sähköisen arkistoinnin apuvälineet syntyvät asiaa käsiteltäessä, useimmiten asianhallintajärjestelmässä. Järjestelmän taustalla on tiedonohjaus, joka ohjaa asian käsittelyä ja tuottaa prosessinkulun mukaisesti metatietoja. Asian käsittelyyn liittyvän dokumentaation synty-yhteys tunnetaan näin myöhemminkin.
Arkistointi on aktiivista toimintaa
Asianhallintajärjestelmä on keskeisessä roolissa, kun sähköistä arkistointia toteutetaan. Asianhallintajärjestelmään liitetty tiedonohjaus tuottaa tiedot arkistointia varten.
Arkistojärjestelmiin voidaan siirtää asiakirjoja myös muista järjestelmistä kuin asianhallintajärjestelmistä. Tämä on vaikeaa, mikäli siirrettävät asiakirjat ovat järjestelmissä, joissa ei ole tiedonohjausta tai joihin sitä ei voida toteuttaa. Arkistojärjestelmän tarvitsemia metatietoja on joissakin organisaatioissa onnistuneesti liitetty asiakirjoihin robotiikan avulla, mikä on mahdollistanut digitaalisen arkistoinnin.
Arkistoituja tietoja ei voi enää muuttaa. Arkistointiin kuuluu myös vanhentuneen tiedon hävittäminen, ja tietyn käyttäjäroolin oikeuksilla arkistojärjestelmästä on mahdollista poistaa asiakirjoja. Digitaalinen arkisto ei ole passiivinen tiedon säilytyspaikka: tietoa pitää voida jakaa ja antaa tiedontarvitsijoille tietosuojan rajaamin ehdoin.
Digitaalinen arkistointi on siis aktiivista toimintaa, joka takaa tiedon säilyvyyden, luotettavuuden ja käytettävyyden. Sähköinen arkisto toimii digitaalisena muistina, jonka avulla meillä on jatkossakin kuva menneestä – viiden vuoden tai vuosikymmenen takaa.
Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019080123383
Arkistoinnin termejä
- Asiakirja on dokumentti, joka on laadittu tai vastaanotettu jonkin organisaation tai yksityisen henkilön toiminnan yhteydessä tai toimintaa varten ja jota tämän jälkeen säilytetään todisteena ja tieto-omaisuutena.
- Asianhallintajärjestelmä on tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat ja niihin liittyvät asiakirjatiedot hallitaan ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Asianhallintajärjestelmässä on olennaista, että järjestelmään tallennetut tai liitetyt asiakirjatiedot liittyvät aina toimenpiteen tai käsittelyvaiheen kautta asiaan. Asiakirjatietojen turvaamisen kautta pystytään takaamaan asiakirjatietoon kohdistuvat laatuvaatimukset (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys). Ilman asiasidosta järjestelmään tallennettuja asiakirjatietoja ei voida säilyttää pitkän aikaa yksinomaan sähköisessä muodossa.
- Tiedonhallinta tarkoittaa tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan.
- Tiedonohjaus on tietojärjestelmään tai sen taustalle rakennettu toiminto, jolla asiakirjatieto saa oletusarvoista metatietoa. Metatieto on tietoa tiedosta; sähköisessä asiakirjahallinnassa eräät olennaisimmat metatiedot liittyvät säilytysaikoihin, salassa pidettävyyteen tai siihen, sisältääkö asiakirjatieto henkilötietoja.
Lähteet: Finto-palvelu, arkistowiki