Vaikuttavuuskyvykkyys edellyttää monipuolista osaamista

Valtakunnallisessa keskustelussa on kritisoitu tänä talvena tutkitun tiedon arvostuksen vähenemistä myös poliittisessa päätöksenteossa (Uusikylä & Jalonen, 2023). Vaikka tutkittu tieto on yleisesti hyväksytty perusta päätöksenteolle, tilaa on aina jätettävä tulkinnalle ja strategiselle harkinnalle.

Vaikuttava toiminta nähdään usein edellytyksenä strategisten päämäärien saavuttamiselle. Tie vaikuttavaan toimintaan voi kuitenkin olla pitkä ja mutkainen. Tarvitaan hyvin suunniteltu ja johdettu tiedon keräämisen prosessi, josta syntyy laadukasta ja oikein kohdennettua dataa. Laadukkaan datan olemassaolokaan ei silti ole tae siitä, että päätöksenteko nojaisi tutkittuun tietoon. Vaikuttavuuskyvykkyyteen liittyvät tiedon hyödyntämisen erilaiset käytännöt ja prosessit jäävät helposti liian vähälle huomiolle. Tiedon hyödyntämisen kuvaaminen tulisikin olla organisaatioissa kiinteä osa vaikuttavuuden arvioinnin- ja tulevaisuuden suunnittelua.

Miksi tiedon hyödyntäminen on tärkeää?

Päätöksentekoa tukevan tiedon tuotannon kohdentuminen ja laatu luovat perustan tiedolla johtamiselle. Organisaation toiminnan kehittämisessä hyödynnettävä tieto on tyypillisesti toiminnasta kertovia tilastoja, organisaation kohde- ja sidosryhmiltä sekä henkilöstöltä kerättyä palautetta. Tiedot luovat tärkeän yhteyden johtamisen sekä keskeisten sidosryhmien välille.

Tieto tuo usein rohkeutta ja perusteluita välttämättömiin uudistuksiin organisaatiossa. Kerätty palaute voi myös ravistella ”näin on aina tehty” -ajattelua. Organisaatioissa henkilöstöltä kerätyn palautteen hyödyntäminen on erinomainen tapa kuulla henkilöstöä ja käsitellä systemaattisesti työyhteisöstä nousseita aloitteita. Asiakkailta ja kohderyhmiltä kerätty palaute on tärkeää organisaation toiminnan tarvelähtöisyyden näkökulmasta ja on lisäksi hieno tapa tuoda asiakkaiden ääntä kuuluviin.

Katse tiedon keräämiseen ja sen motiiveihin

Aika ajoin on hyvä pysähtyä tarkastelemaan oman organisaation tiedon keräämisen motiiveja: onko tiedonkeruumme aidosti kehittämishakuista vai kerätäänkö tietoa vain keräämisen vuoksi? Tai onko palautteen kerääminen ja analysointi muuttunut kritiikkihakuiseksi ja positiivisesta palautteesta tullut organisaatiolle sokea piste? (Harju, 2023). Toisaalta kehittäminen ja jatkuva uudistuminen ei saisi myöskään muuttua organisaatiossa itseisarvoksi, kerätty palaute vahvistaa ymmärrystä myös hyvin toimivista seikoista.

Suunniteltaessa tiedon keräämistä, on tärkeää muistaa mitä tarkoitusta varten tietoa kerätään ja miten sitä on tarkoitus hyödyntää. On eettistä myös huomioida palautekyselyyn vastaajan antama panostus ja varmistaa, ettei kerätä turhaa tai vääränlaista tietoa.

Kuntoutussäätiön vuonna 2022 tekemän selvityksen perusteella sosiaali- ja terveysjärjestöjen keskeisimmät arviointitiedon keräämiseen motivoivat tekijät olivat oman toiminnan laadun ja tärkeyden osoittaminen sekä kehittämishakuisuus (Harju ym., 2022 s. 27). Nämä ovat keskeisiä arviointi- ja vaikuttavuustiedon keräämisen motiiveja myös muualla kuin kolmannella sektorilla.

Suunniteltaessa tiedon keräämistä, on tärkeää muistaa mitä tarkoitusta varten tietoa kerätään ja miten sitä on tarkoitus hyödyntää.

Organisaation omaa toimintaa koskevan tiedon hyödyntämisen tavat ovat organisaatioissa moninaiset. Yleisimmät tavat liittyvät oman toiminnan vaikuttavuuden todentamiseen rahoittajille ja muille sidosryhmille, toiminnan kehittämiseen sekä viestintä- ja brändityöhön. Rahoittajien ja muiden sidosryhmien suuntaan tiedon hyödyntämistä ohjaa usein tilivelvollisuus ja oman organisaation olemassaolon legitimointi. Vaikuttavuustietoa voi hyödyntää myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä, osaamisen kehittämisessä, vaikuttamistyössä ja uusien kumppanuuksien luomisessa.

Kuvio 1. Näkökulmia tiedolla johtamiseen ja vaikuttavuuskyvykkyyteen. 

Tiedolla johtaminen edellyttää tulkintaa ja visiota

Tiedolla johtaminen edellyttää aina tulkintaa ja kriittisyyttä, sillä tieto voi myös johtaa harhaan. Se minkälaisilla silmälaseilla tietoa tarkastelee vaikuttaa siihen millaisia suuntia kehittämiselle tieto tuottaa. Erityisesti laadullinen palaute voi olla monipolvista ja rönsyilevää, joten vaikutusketjujen hahmottaminen ei ole aina helppoa. Tekoäly voi tuoda tehokkuutta ja systemaattisuutta tiedon käsittelyyn, erityisesti silloin, kun ollaan isojen tietovarantojen äärellä (Savaspuro & Airaksinen, 2023).

Tiedosta jalostuneiden kehittämiskohteiden on oltava johdonmukaisia organisaation tavoitteiden ja toiminnan kannalta. Kerättyä tietoa tulisi tulkita suhteessa organisaation ydintehtävään ja arvoihin. Näiden kautta on mahdollista lisätä organisaation vaikuttavuutta. Oppivassa organisaatiossa osataan antaa tilaa ja arvoa myös niin sanotusti ”boksin ulkopuolelta” tuleville havainnoille sekä vapaamuotoiselle palautteelle, jota saadaan muodollisen palautteenkeruun ohella arjessa.

Tiedolla johtaminen on vaikuttavinta silloin, kun se yhdistetään hyvään toimintaympäristön tuntemukseen ja organisaation visioon. Kerättyä tietoa kannattaa tulkita myös tulevaisuuden näkökulmasta. Millaiselta haluaisit organisaatiosi näyttävän viiden vuoden päästä ja mitä on tehtävä nyt, jotta vaikutukset olisivat toivottuja?

Lähteet

Harju, H. (26.4.2023). Miksi ja miten tuloksellisuus- ja vaikuttavuustietoa tulisi hyödyntää? [Esitys SOSTETalk! -tapahtumassa Jyväskylässä].

Harju, H., Alitalo, E., Kohonen, P. & Vilhunen, T. (2022). Järjestöjen arvioinnin ja seurannan kehitys. Selvitys STEA-avusteisten järjestöjen arviointiosaamisesta ja RAY- ja STEA-avustusten seurannan kehityksestä vuosina 1995–2021. Kuntoutussäätiön työselosteita working papers 66/2022. https://kuntoutussaatio.fi/assets/files/2022/06/Jarjestojen-arviointi.pdf

Savaspuro, M. & Airaksinen, J. (2023). Miten tekoäly tukee tiedolla johtamista? Julkinen johtaja -podcast. Finnish Consulting Group. https://open.spotify.com/show/1hMekUJWfn8pMZQsNhyxtl

Uusikylä, P. & Jalonen, H. (13.12.2023). Kriisijohtaminen ei saisi vakiintua maan tavaksi. Vieraskynä. Helsingin Sanomat. https://www.hs.fi/mielipide/art-2000010050236.html

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202401173072