Onnistunut vuorovaikutus luo työhyvinvointia

Vuorovaikutusosaaminen on erittäin suuri työhyvinvointitekijä. Jokainen meistä voi edistää omaa ja muiden työhyvinvointia sekä lisätä psykologisen turvallisuuden tunnetta työpaikalla vuorovaikutustaitojen avulla. Onnistunut vuorovaikutus edellyttää, että jokainen on yksilötasolla tietoinen omista vuorovaikutustavoistaan ja valmis kehittämään niitä.

Tämän artikkelin tavoitteena on kertoa, mitä työntekijä voi henkilökohtaisella tasolla tehdä, jotta hänen vuorovaikutustaitonsa vaikuttaisivat myönteisesti häneen itseensä ja hänen kollegoihinsa.

Rungon artikkelille antaa Humanistisen ammattikorkeakoulun (Humak) henkilökunnalle tehty kysely, jonka tulokset olen esittänyt aikaisemmassa artikkelissani (Segler-Heikkilä 2022, s. 107–128).

Kyselyssä pyysin Humakin työntekijöitä kertomaan yhdestä tai useammasta työhyvinvointia edistävästä kommunikointitilanteesta työpaikalla. Sain vastauksia yhteensä 78, joista kävi ilmi viisi yleistä tekijää:

1. ystävällinen, arvostava ja muita tukeva kohtelu
2. aidon kiinnostuksen osoittaminen
3. kieleen liittyvät asiat
4. aito yhteis- ja tiimihenki ja
5. tehokkuus sekä sisällön ja informaation laatu ja selkeys.

Myöhemmin tein uudelleen vastaavan kyselyn, johon vastasi yhteensä 82 Centria-, Diakonia-, Humanistisen ja Oulun ammattikorkeakoulujen työntekijää. Vastauksissa mainittiin samoja teemoja, ja kyselytuloksista ilmestyy oma artikkelinsa kesällä 2023.

Millainen vuorovaikutus edistää työhyvinvointia?

Yhteistä työhyvinvointia edistäville vuorovaikutuskeinoille on, että ne synnyttävät positiivisia tunteita vuorovaikutukseen osallistuvissa. Riippumatta siitä, valitaanko esimerkiksi hymyilevä emoji, kannustavia tai kehuvia sanoja tai myönteinen ele, vuorovaikutuksen lopputuloksena työntekijälle tulee hyvä olo. Tunne voi syntyä turvallisuuden tunteesta tai siitä, että työntekijä kokee tulevansa kuulluksi, nähdyksi ja ymmärretyksi.

Yhteistä työhyvinvointia edistäville vuorovaikutuskeinoille on, että ne synnyttävät positiivisia tunteita vuorovaikutukseen osallistuvissa.

Voidaan sanoa, että hyvät vuorovaikutustaidot edistävät luottamuksen ilmapiiriä ja psykologista turvallisuutta. Luottamuksen ilmapiirissä uskalletaan osallistua keskusteluun, esittää kysymyksiä ja kertoa oma mielipide pelkäämättä huonoa kohtelua.

Työhyvinvointia tukee asiallinen, aikuismainen ja ratkaisukeskeinen kommunikointitapa sekä oman mielipiteen ilmaiseminen kohteliaasti myös konfliktitilanteissa. Tämä koskee yhtä lailla sekä lähitapaamisia että kirjallista viestintää ja verkossa tapahtuvia kokoustilanteita. Positiivisen ilmapiirin ylläpitäminen juuri haastavissa tilanteissa on taitolaji, johon kannattaa panostaa energiaa.

Hyvä tapa parantaa työilmapiiriä ovat niin kutsutut ”positiiviset yllätyshyökkäykset” ja ”hyvän puhuminen selän takana”. Jokainen voi yllättää työkaverin positiivisesti esimerkiksi kiittämällä häntä hyvästä työstä tai lähettämällä hänelle Teamsissä kehun. Lisäksi on mukava kuulla saaneensa myönteistä palautetta kolmannelta taholta.

Ystävällisyyttä ja arvostusta sekä toisen tukemista voidaan osoittaa sekä sanallisesti että nonverbaalisesti. Jokaisesta tuntuu mukavalta kuulla oman ajatuksen olevan hyvä tai kannatettava. Myös kollegan asiantuntijuuden korostamisella osoitetaan hänelle arvostusta ja tärkeyttä.

Kehonkielellä, kuten hymyllä, nyökkäyksillä tai jakamattoman huomion antamisella, voidaan osoittaa arvostusta ja kuuntelemista. Yhteisen kielen puuttuessa voidaan toista kohdella arvostavasti ja ystävällisesti pyytämällä tulkkausapua tai löytämällä muita kommunikointikeinoja.

Verkkovälitteisessä vuorovaikutuksessa kohteliaat, asialliset tai ystävälliset reagoinnit postauksiin ovat hyvä tapa edistää työhyvinvointia kommunikatiivisin keinoin. Reagoinnit voivat olla sanallisia, ja lisäksi emojien tai kuvien avulla pystyy antamaan lyhyttä mutta tehokasta palautetta.

Ole aidosti kiinnostunut kollegastasi

Työhyvinvointia edistää myös aidon kiinnostuksen osoittaminen kommunikatiivisin keinoin. Siihen kuuluu niin henkinen läsnäolo kuin jakamaton keskittyminen toisen sanomaan. Tähän kategoriaan voidaan laskea myös vilpitön pyrkimys ymmärtää toista ja hyvät kuuntelemisen taidot.

Laadukkaaseen kuuntelemiseen sisältyy, että annetaan toisen puhua loppuun keskeyttämättä häntä. Hyviin kuuntelemisen taitoihin kuuluu myös keskittyminen miettimättä yhtä aikaa omaa puheenvuoroa toisen vielä puhuessa.

Kielellisen saavutettavuuden ja kielellisten oikeuksien huomioimisella sekä kielitietoisuudella taataan, että kaikki työntekijät ymmärtävät ja tulevat ymmärretyiksi riippumatta äidinkielestään. Samalla parannetaan niiden työntekijöiden työhyvinvointia, joiden äidinkieli ei ole suomi. Kielitietoisuus voi esimerkiksi tarkoittaa, että tulkkaustilanteessa itse kukin keskusteluun osallistuva työntekijä puhuu selkeästi ja sopivalla nopeudella sekä pitää puheenvuoronsa aikana riittävästi taukoja.

Aitoa yhteis- ja tiimihenkeä voi vahvistaa keskustelemalla rakentavasti ja tulosorientoituneesti mahdollisista erimielisyyksistä huolimatta. Yleisesti ottaen avarakatseisuus, suvaitsevaisuus ja avoimuus muiden mielipiteitä kohtaan edistävät tiimihenkeä vuorovaikutustilanteessa merkittävästi. Vuorovaikutustaitoihin kuuluu, että kaikkia osallistujia huomioidaan keskustelussa yhtä paljon.

Aitoa yhteis- ja tiimihenkeä edistää se, että pyritään tietoisesti löytämään yhteisiä intressejä ja synergiaa sekä päätetään työskennellä yhteisen päämäärän hyväksi. Myös hyvän dialogin periaatteiden noudattaminen ja riittävän ajan varaaminen keskustelulle ovat tärkeitä vuorovaikukseen liittyviä hyvinvointitekijöitä.

Selkeä kommunikaatio ja tilannetaju vievät pitkälle

Työhyvinvointia edistäväksi vuorovaikutustaidoksi voidaan laskea kyky viestiä tehokkaasti, yksiselitteisesti ja selkeästi. Mitä monimutkaisemmin asioita ilmaisee, sitä suurempi on väärinkäsitysten riski. Väärinkäsitykset taas voivat helposti johtaa konflikteihin ja erimielisyyksiin.

Myös sopivan informaatiomäärän valinta suhteessa käsiteltävään asiaan on olennaista. Tähän kategoriaan voidaan laskea myös se, että kukin pitää huolta omien puheenvuorojensa ytimekkyydestä, jotta kokouksissa kaikilla olisi mahdollisuus osallistua keskusteluun eikä aikaa menisi turhan paljon muutaman osallistujan puheenvuoroihin.

Työhyvinvointia edistäväksi vuorovaikutustaidoksi voidaan laskea kyky viestiä tehokkaasti, yksiselitteisesti ja selkeästi.

Ennen omaa vuoroa voi miettiä, onko mielen päällä oleva asia kokonaisuuden kannalta tärkeä ja olennainen, ja liittyykö se kontekstiin. On turhauttavaa kysyä tai sanoa jotakin ja huomata, että seuraava puhuja ei ota siihen kantaa, vaan sen sijaan ilmaisee ainoastaan oman asiansa. Silloin syntyy ensimmäiselle puhujalle helposti ”jyrätty” ja keskustelun ulkopuolelle jäänyt olo.

Hiljaisemmat osallistujat tulevat helposti jyrätyiksi puheliaampien osallistujien alle, jos puheenjohtaja ei osaa ottaa huomioon tätä työhyvinvoinnin kannalta olennaista yksityiskohtaa.

Vuorovaikutuksessa tyypillisiä viestintävirheitä

On useita vuorovaikutuksellisia, työhyvinvointia vähentäviä virheitä, joita tulisi välttää. Ne aiheuttavat muissa työntekijöissä ahdistusta, turhautumista ja pelkoa. Huonosti viestivien henkilöiden kanssa ei haluta välttämättä jatkossa olla enää tekemisissä, mikä taas voi johtaa heidän syrjäytymiseensä ja yksinäisyyteensä.

Negatiivisiin vuorovaikutuskeinoihin kuuluu, että työntekijä pitää lujasti kiinni omista mielipiteistään eikä ole valmis kuuntelemaan muita. Myös autoritaarinen käytös, eli esimerkiksi käskyttäminen, uhkailu ja paineen aiheuttaminen, ovat keinoja, jotka vaarantavat työhyvinvointia. Tiettyjen henkilöiden tietoinen sivuuttaminen keskustelussa, suosiminen, kiusaaminen, muiden älykkyyden vähättely tai oman egon ruokkiminen puhumalla muista ikävästi ovat vakavia virheitä.

Muita virheitä ovat katsekontaktin puuttuminen, kiinnostuksen puutteen osoittaminen ja muiden asioiden tekeminen yhtä aikaa, heikot puhumisen taidot, päälle puhuminen ja keskeyttäminen, keskittymisongelmat, passiivisuus ja ylikorostettu hiljaisuus. Myös informaation panttaaminen on tekijä, jolla on negatiivisia vaikutuksia työhyvinvointiin. Etenkin ryhmätyössä ne estävät informaation kulun ja tärkeän tiedon saamisen.

Ylikorostettu emotionaalisuus, tunteiden säätelyyn liittyvät ongelmat, sopimaton tai aggressiivinen käytös, negatiivinen kehonkieli ja kielteinen asenne ovat vuorovaikutuksellisia tekijöitä, jotka vaikuttavat kielteisesti työhyvinvointiin.

Miksi vuorovaikutus tyypillisesti epäonnistuu?

Vuorovaikutustaitojen kehittymättömyydelle voi olla useita syitä. Työntekijä saattaa esimerkiksi jättää reflektoimatta omaa vuorovaikutuskäytöstään. Syynä tähän voi olla kiire, suuri työmäärä, ajattelemattomuus, asian tärkeyden vähättely tai omien vuorovaikutustaitojen yliarvostus.

Jos työntekijä ei saa palautetta oman vuorovaikutuksensa parantamiseksi, hänen vuorovaikutuskäyttäytymisensä ei tule kovin suurella todennäköisyydellä muuttumaan. Työntekijä voi myös olla tietoinen omien vuorovaikutustaitojen kehittämistarpeesta, mutta hänellä ei välttämättä ole eväitä niiden parantamiseen.

Vuorovaikutustaitojen edistämiseksi työpaikalla tarvitaan jokaisen työntekijän halukkuutta, itsereflektointitaitoja ja henkilökohtaista panostusta. Vuorovaikutustaitoja tarvitaan myös johtotasolla. Johdon tehtävänä on huolehtia vuorovaikutuksen laadun tukemisesta organisaatiotasolla sekä hyvän vuorovaikutuksen periaatteiden noudattamisesta.

Lähde

Segler-Heikkilä, L. (2022). I felt appreciated and noticed. Non-violent interaction at work – a strategy for improving communication-based wellbeing at the workplace. Teoksessa L., Segler-Heikkilä & L., Halkosaari (toim.), Kommunikaation monet kasvot. The many faces of communication (s. 107–128). (Humanistinen ammattikorkeakoulun julkaisuja). Humanistinen ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022101461946

Pysyvä osoite: http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2023030329550